Ile kosztuje (nie)udana rekrutacja?

Według przeróżnych analiz koszt rekrutacji wynosi od kilkunastu do nawet kilkuset tysięcy złotych. Niezależne badania Sedlak & Sedlak i PwC szacują koszt nieudanej rekrutacji pracownika jako równowartość jego rocznego wynagrodzenia: 91 896 zł. Firmy często szukają porad dot. tego, jak obniżyć koszty rekrutacji. Warto jednak zadać sobie kluczowe pytanie – czy na pewno warto na niej oszczędzać?

Co się składa na koszty procesów rekrutacyjnych?

Firmy często nie analizują wydatków związanych z rekrutacją. Warto jednak pamiętać, że wydatki związane z rekrutacją składa się nie tylko wynagrodzenie dla nowego pracownika, ale także:

• koszty obsługi administracyjnej związane najpierw z zatrudnieniem i potencjalnym odejściem pracownika (wypełnianie dokumentów, rejestrowanie i sprawdzanie wydawanego sprzętu, przyznawanie dostępów),
• czas pracy i wynagrodzenie rekruterów lub wynagrodzenie dla agencji rekrutacyjnej,
• zakup narzędzi potrzebnych do przeprowadzenia rekrutacji pracownika, tworzenie, monitorowanie i weryfikacja ogłoszeń o pracę w mediach społecznościowych i na portalach z ofertami o pracę,
• koszty badań lekarskich,
• koszty szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych,
• czas pracy osób, które uczą i wdrażają nowego pracownika,
• pozostałe koszty stanowiskowe (mowa tu o kosztach, takich jak amortyzacja sprzętu, paliwo, leasing auta, abonamenty telefoniczne, narzędzia i programy do pracy).

W zależności od stanowiska, kosztów rekrutacji może być więcej lub mniej.

Gdzie są ukryte koszty nieudanej rekrutacji?

Koszt, który jest nie do oszacowania, a który spędza sen z powiek nie jednemu właścicielowi, to koszt związany z utraconymi korzyściami. Zmiana pracownika to zawsze ryzyko dla firmy. Do czasu objęcia stanowiska przez nową osobę, dany obszar może być niezaopiekowany.

Częste zmiany pracowników mogą wiązać się z:

1. Spadkiem wydajności

Jeśli dany obszar przez dłuższy czas nie będzie zaopiekowany, może to prowadzić do spadku wydajności pracowników i opóźnień w projektach.

2. Niezadowoleniem klientów

W przypadku stanowisk związanych z obsługą klienta ciągła rotacja może wpłynąć negatywne doświadczenia klientów.

3. Negatywnym wizerunkiem firmy

Firma może być postrzegana jako niestabilne miejsce pracy, a to może mieć wpływ na przyszłe procesy rekrutacyjne i postrzeganie firmy przez atrakcyjnych kandydatów.

4. Dodatkowymi kosztami finansowymi

Każda kolejna rekrutacja oznacza koszty związane z wynagrodzeniem dla pracownika, onboardingiem, analizą kompetencji czy obsługą administracyjną. Im więcej będzie nieudanych rekrutacji, tym koszty będą wyższe.

Nie przegap: Jak znaleźć kompetentnego handlowca?

Jakie są koszty wewnętrzne nieudanej rekrutacji?

Często pomijanym kosztem, choć wcale nie mniej istotnym, jest wpływ rotacji na morale oraz atmosferę w firmie. Zespół zaczyna się zastanawiać nad przyczyną rotacji. Zdarza się nawet, że pracownicy sami zaczynają rozważać odejście z firmy, ponieważ boją się zwolnienia.

Zdarza się, że managerowie nie tłumaczą zespołowi powodów rozstania z nowo przyjętym pracownikiem. Innym razem – mówią za dużo i zbyt dosadnie. Żadna z tych wersji nie przyczynia się do rozwoju zespołu. Wręcz przeciwnie – stanowi duży koszt psychiczny. Zespoły narażone na stres związany z brakiem poczucia bezpieczeństwa mogą stać się mniej wydajne.

Może okazać się, że zwiększona rotacja przyczynia się do powstawania plotek, trudności w komunikacji czy lęku wśród pracowników, zwłaszcza wtedy, gdy jej przyczyny nie są jasno przedstawione pracownikom. W tego typu sytuacjach odpowiednia komunikacja jest kluczowa.

Kiedy czas podjąć decyzję o rozstaniu się z pracownikiem?

Bardzo często firmy, które podjęły niewłaściwą decyzję rekrutacyjną, zastanawiają się, co zrobić z nowym pracownikiem, który nie spełnia oczekiwań. 

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie – każda sytuacja jest zupełnie inna. Duże organizacje, które mają stabilne zespoły i poukładane procesy, mogą sobie pozwolić na większą cierpliwość. Mniejsze organizacje często potrzebują wyników tu i teraz i nie mają zasobów, by szkolić nowe osoby.

Najważniejszym czynnikiem, który powinien decydować o dalszych krokach, jest analiza intencji. Jeśli nowy pracownik jest zmotywowany, ma dobre intencje i zwyczajnie potrzebuje więcej czasu na wdrożenie (lub firma nieprawidłowo oszacowała czas niezbędny do nauczenia się wszystkich elementów) – warto zmodyfikować jego stanowisko, wykorzystując w pełni jego kompetencje.

Przykładowo, przeprowadzasz rekrutację handlowca, który ma za zadanie prowadzić procesy doradcze i sprzedawać automatyzacje do dużych firm w branży przemysłowej. Ma doświadczenie w sprzedaży prostych systemów IT, jednak jego klientami były małe firmy. Na nowym stanowisku nie potrafi się odnaleźć, a osoby decyzyjne nie traktują go jak partnera w rozmowach. W poprzedniej organizacji handlowiec zajmował się aktywnym prospectingiem i posiada wiele sukcesów w tym obszarze. Warto zmodyfikować proces tak, aby na etapie wdrożenia zajmował się jedynie prospectingiem, a w dalszej części – uczestniczył w rozmowach z klientami, obserwując i ucząc się właściwego sposobu prowadzenia spotkań.

Bywają też sytuacje, w których nowego pracownika warto przenieść do innego działu, gdzie jego kompetencje mogą być w pełni wykorzystane.

Kiedy w takim razie warto zrezygnować ze współpracy? Przede wszystkim wtedy, gdy pracownik ma złe intencje. Działanie na szkodę pracodawcy, przełożonego czy też samego zespołu niemal nigdy nie rysuje dobrych perspektyw na przyszłość.

Czy outsourcing rekrutacji może zmniejszyć ryzyko i koszt?

Na rynku działa wiele firm rekrutacyjnych, małych i dużych. Część z nich skupia się konkretnych branżach, a część realizuje wszystkie procesy. Według badań Gartnera, aż 70% CEO potrzebuje wsparcia HR w rozwoju strategii biznesowej. Ma to szczególne znaczenie w procesach rekrutacyjnych, ponieważ pozwala:

• zdefiniować rolę przyszłego pracownika,
• stworzyć profil kompetencyjny,
• ustalić, jaka rekrutacja jest na ten moment priorytetem (np. rekrutacja Dyrektora marketingu lub specjalisty ds. obsługi klienta).

Podjęcie współpracy z agencją rekrutacyjną to nie tylko zlecenie „rozmowy z kandydatem” czy przejrzenia CV. Dziś jest to przede wszystkim szczegółowa analiza stanowiska, a następnie znalezienie kandydata, który pasuje do kultury organizacyjnej firmy i posiada dokładnie takie kompetencje, jakich potrzebuje firma. Dla wielu organizacji wyzwaniem może być dopasowanie umiejętności do celów biznesowych firmy czy nawet stworzenie oferty pracy, dopasowanej do potrzeb kandydatów i realiów rynkowych.

Sprawdź także: Brak pracowników z kompetencjami. Jak sprawnie rozwiązać ten problem?

Jakie są koszty rekrutacji? Podsumowanie

Sam fakt zatrudnienia kandydata z doświadczeniem nie jest gwarantem sukcesu. Z kolei zatrudnienie niewłaściwej osoby może nieść za sobą wiele konsekwencji dla organizacji, często długofalowych.

Najważniejszą drogą do sukcesu jest zaangażowanie kluczowych osób w rekrutacji, w szczególności na etapie profilowania stanowiska. Jeśli firma ma dobrze zdefiniowaną rolę, zakres zadań jest odpowiedzią na strategię biznesową, a w zespole rekrutacyjnym znajduje się osoba, która posiada doświadczenie z danego obszaru i skutecznie zweryfikuje kompetencje kandydatów, rekrutacja będzie łatwiejszym zadaniem.

W jaki sposób możesz więc zoptymalizować koszty związane z rekrutacją? Przede wszystkim dbając o jej skuteczne przeprowadzenie.