Spis treści:

1. Skąd biorą się konflikty w zespołach?
2. Jak rozwiązywać konflikty między pracownikami?
3. Co możesz robić, aby zapobiegać konfliktom?
4. Rozwiązywanie konfliktów pracowników – najczęściej zadawane pytania

Twoi pracownicy nie dogadują się ze sobą? Codzienne nieporozumienia i narastające napięcia sprawiają, że atmosfera w biurze przypomina pole minowe? A może zdarza się, że drobne nieporozumienie przeradza się w poważną burzę, zakłócając pracę całego zespołu i odbijając się na zadowoleniu pracowników? Zapoznaj się z naszymi wskazówkami, dzięki którym nie tylko rozwiążesz konflikt w zespole, ale także skutecznie mu zapobiegniesz.

Skąd biorą się konflikty w zespołach?

Źródła konfliktów w zespołach mogą być różne. Zdefiniowanie przyczyn stanowi pierwszy krok do ich eliminacji. Jedne z najczęstszych źródeł konfliktów to:

1. Brak współpracy i zbyt duża rywalizacja. Jeśli pracownicy nie współpracują ze sobą i mają konkurujące ambicje, może to prowadzić do nieprzyjemnej atmosfery w pracy i powstawania sprzeczek, a w dłuższej perspektywie także i konfliktów.
2. Praca pod ciągłą presją czasu. Praca pod presją czasu lub nadmiar pracy prowadzą do stresu, a ten z kolei może przyczyniać się do niezadowolenia z pracy i napięć. Takie warunki nie sprzyjają dobrym relacjom między pracownikami.
3. Autorytarny styl zarządzania. Konflikty w zespole, także te na linii pracownik-manager, mogą powstawać przez autorytarny styl zarządzania. Często jest on źródłem oporu, napięć i nieprzyjemnej atmosfery, a stamtąd już krótka droga do konfliktów.
4. Niejasno zdefiniowane role i obowiązki. Bywają źródłem poczucia niesprawiedliwości i rywalizacji między pracownikami. Mogą prowadzić do sprzeczek między osobami, które chcą lub nie chcą przejąć określonego zakresu obowiązków.
5. Brak dopasowania pracowników do kultury organizacyjnej. Odmienne charaktery, wartości, style pracy, różnice kulturowe czy różne punkty widzenia mogą prowadzić do sprzeczek w miejscu pracy. Jeśli zespół za bardzo różni się od siebie, może być Ci ciężko zbudować zgraną drużynę. Dlatego kluczowe jest, by zatrudniać pracowników dopasowanych do kultury organizacyjnej firmy.

Jak rozwiązywać konflikty w zespołach?

Skuteczne rozwiązywanie konfliktów wymaga odpowiedniego podejścia. Oto kroki, które pomogą Ci dowiedzieć się, z czego wynika konflikt, a następnie skutecznie go wyeliminować.

Przeanalizuj sytuację i znajdź przyczynę konfliktu

Przed podjęciem działania powinieneś w pierwszej kolejności dokładnie przeanalizować sytuację i przygotować się do rozwiązania konfliktu. Oto kilka wskazówek, które Ci w tym pomogą.

Obserwuj zespół

Analizuj, jak zachowuje się Twój zespół w codziennej pracy, jak wygląda współpraca między pracownikami i jak się ze sobą komunikują. Zwracaj uwagę na wszelkie niepokojące zachowania i staraj się je sprawnie wyjaśniać.

Rozmawiaj z zespołem

Regularnie rozmawiaj ze swoim zespołem, aby wiedzieć, jaka jest relacja pomiędzy pracownikami. Pozwól, by każdy mógł wyrazić swoje stanowisko. Organizuj spotkania całego zespołu, ale spotykaj się również na osobności z każdym pracownikiem, aby tworzyć przestrzeń do komfortowej rozmowy.

Zbierz informacje od innych liderów zespołów

Rozmawiaj z innymi liderami na temat konfliktu. Możliwe, że wiedzą o czymś, o czym nie wiesz Ty i pomogą Ci znaleźć przyczynę konfliktu. W szczególności to konsultacja z działem HR może dać Ci odpowiedni obraz na całą sytuację.

Porozmawiaj ze skłóconymi członkami zespołu

Wiesz już, jak wygląda sytuacja i chcesz rozwiązać konflikt? Zacznij od rozmowy z członkami zespołu. Jej przebieg zależy tak naprawdę od tego, co jest przyczyną konfliktu. W pierwszej kolejności dopytaj obydwie strony o ich perspektywę i przedstawienie sytuacji. Pozwól wypowiedzieć się każdej stronie konfliktu, bez przerywania. Niech każda osoba ma przestrzeń do tego, by wyrazić swoje zdanie.

Po wysłuchaniu obu stron zadaj również te pytania:

• Co możesz zrobić, aby pomóc pracownikom rozwiązać konflikt?
• Jakie zmiany w podziale obowiązków/strukturze pomogłyby w przyszłości zapobiegać takim sytuacjom?
• Jakie oczekiwania mają wobec siebie pracownicy?

Kluczowe jest jasne i konkretne przedstawienie przyczyny konfliktu. Jeśli chcecie wprowadzić zmiany w codziennej pracy, wspólnie się na nie umówcie. Przy poszukiwaniu rozwiązania upewnij się jednak, że jest ono odpowiednie dla dwóch osób i wszyscy je akceptują.

Zweryfikuj intencje stron konfliktu

Ważne jest, abyś zbadał intencje osób zamieszanych w tę sytuację. Jeśli każda z nich ma dobre intencje, najprawdopodobniej konflikt zostanie rozwiązany bez żadnych przeszkód. Jeśli jednak w Twoim zespole jest osoba konfliktowa, toksyczna lub taka, która przekłada swoje problemy prywatne na pracę, powinieneś z nią o tym porozmawiać.

Bądź uczciwy i empatyczny

Konflikt w zespole jest trudną sytuacją, dlatego powinieneś zachować w tej sytuacji uczciwość i empatię.

• Jeśli nie masz 100% pewności, że wina leży po jednej stronie, nikogo nie oskarżaj, ani nie proponuj kompromisu. Postaraj się w pierwszej kolejności zdobyć pełen obraz sytuacji, a dopiero później proponować rozwiązanie z sytuacji.
• Pamiętaj, że każdy członek zespołu może mieć odmienną opinię na jakiś temat i nie powinien być za to krytykowany, nawet jeśli jego zdanie nie odzwierciedla w pełni rzeczywistości.
• Jeśli konflikt jest na tyle poważny, że wymaga interwencji osoby trzeciej, zaangażuj ją – i to jak najszybciej. Jeśli będziesz zwlekać z rozwiązaniem konfliktu, czas zadziała na Twoją niekorzyść i możliwe, że zaostrzyć problem.
• Pamiętaj, że w przypadku konfliktu w zespole nie ma miejsca na Twoje subiektywne zdanie. Twoim głównym zadaniem jest rozwiązanie problemu, ale z zachowaniem obiektywności i uczciwości wobec obu stron.

Zaproponuj możliwe rozwiązania z sytuacji

Wiesz już, że problem istnieje. Przeprowadziłeś rozmowę ze stronami konfliktu. Czas zaproponować rozwiązanie z tej sytuacji. Takie, które będzie zadowalające dla obu stron. Rozwiązanie problemu powinno zostać wypracowane podczas wspólnej rozmowy.

Kluczowe jest jednak, by jasno i konkretnie wyznaczyć, co dalej zrobicie z tą sytuacją. Skonfliktowane osoby powinny czuć się zrozumiane oraz powinny wyrazić chęć rozwiązania problemu w dany sposób. Jeśli tych chęci nie będzie, problem może powracać i nie zostać wcale rozwiązany. Jeśli konflikt nie jest przyczyną odmiennych charakterów, najprawdopodobniej kluczowa będzie eliminacja przyczyny problemu.

Co możesz robić, aby zapobiegać konfliktom w zespole?

W miarę możliwości warto zapobiegać konfliktom w zespole. Oto co możesz robić, aby minimalizować ryzyko takich sytuacji.

Monitoruj zmiany wypracowane po wcześniejszych konfliktach

Jeśli w Twoim zespole już wcześniej pojawiały się konflikty, powinieneś na bieżąco monitorować zmiany, które zostały wypracowane w ramach rozwiązania problemu. Analizuj, czy wcześniejsze nieporozumienia powracają, czy może wybrane rozwiązanie okazało się w pełni skuteczne. W każdej organizacji mogą wystąpić drobne sprzeczki, jednak kluczowe jest, by je nie tylko eliminować, ale także im zapobiegać.

Promuj transparentną, otwartą komunikację

Transparentna i otwarta komunikajca jest podstawą do tego, by członkowie dobrze czuli się w zespole i mogli swobodnie wyrażać swoje zdanie. Jeśli nie będą czuli się komfortowo w miejscu pracy, będzie to prowadzić do napięć, stresu czy braku efektywności.

Wspieraj integrację pracowników

Organizuj regularne spotkania, na których omawiane są bieżące sprawy czy wyzwania zespołu. Dbaj o przyjazną atmosferę pracy i regularny kontakt między pracownikami. Organizuj imprezy czy wyjścia integracyjne, w czasie których pracownicy mogą lepiej się poznać i zbudować między sobą pozytywne relacje.

Gdy w zespole pojawią się nowe osoby, pomóż im zaadaptować się w środowisku i zadbaj o odpowiedni onboarding.