Jak ułożyć skuteczny proces rekrutacji?

Witam Was w premierowym odcinku podcastu „Budowanie skutecznych zespołów”. Na wstępie trzy słowa o tym skąd się wziął pomysł na podcast? Od kilku miesięcy rozwijamy naszą nową usługę rekrutacji w ramach SellWise, teraz już HireWise i często spotykałam się przy tym z tymi samymi problemami. Wiele firm nie wie, w jaki sposób przyciągać talenty do swojej organizacji. Inne nawet jeśli przyciągną fajną osobę, to mają trudność w dokonaniu wyboru o zatrudnieniu, ponieważ nie wiedzą, w jaki sposób zweryfikować jej kompetencji. Są też takie, którym udaje się przejść przez etapy procesu rekrutacji, wybierają odpowiednich kandydatów, który niestety po podpisaniu umowy, nie realizuje założonych celów i nie przynosi oczekiwanych wyników.

Przyglądam się, jak wygląda proces rekrutacji pracowników, dlatego postanowiłam w jednym miejscu zebrać najciekawsze doświadczenia, a także kilka wskazówek, które pomogą Wam usprawnić te procesy i wprowadzenie nowego pracownika.

Dzisiejszy odcinek będzie swego rodzaju zajawką. Spojrzymy sobie na to, co wpływa na sukces, zapowiadając jednocześnie to, co znajdziecie w kolejnych odcinkach. Każdy z poruszonych dzisiaj tematów będziemy przybliżać przy kolejnych spotkaniach.

Najczęstsze problemy podczas rekrutacji pracowników

Zgodnie z zapowiedzią dzisiaj porozmawiamy o tym, co wpływa na sukces w rekrutacji i znalezienie odpowiednich kandydatów. Jest to proces wieloetapowy i zanim rozpoczniemy rekrutację zewnętrzną na dane stanowisko, musimy wykonać kilka istotnych kroków.

Nietrafione ogłoszenia o pracę

Na początek obraz, z jakim najczęściej się mierzymy. Klienci przychodzą do nas w trzech typowych sytuacjach. W pierwszej odzywa się do nas klient, który mówi: „Daliśmy ogłoszenia w pięciu miejscach i rozszerzyliśmy wśród obecnych handlowców oraz obecnym zespole informację o tym, że szukamy nowych pracowników. Niestety selekcja nadesłanych cv pokazała, że zgłosiło się do nas kilkanaście osób zupełnie niespełniających wymagania i żadna z tych osób nie była potencjalnym kandydatem. Pojawiają się pielęgniarki, nauczyciele, zawodowi żołnierze, a my przecież szukamy handlowca”, czasami nawet dyrektora sprzedaży. „Co robimy nie tak?”.

Nieprzekonywujący kandydaci

Druga sytuacja, z którą się mierzymy w trakcie procesu rekrutacji, to: „Mamy bardzo fajnych kandydatów i rzeczywiście jest ich sporo, natomiast żaden z nas nie przekonał nas do siebie na tyle, aby wyłonić najlepszego kandydata. Każdy ma w sobie ‘to coś’, ale niestety nie możemy odnaleźć u żadnego z nich “tego czegoś”. W związku z tym, że to „coś innego” nie jest do końca zwerbalizowane, to wierzcie mi, jest to bardzo poważne wyzwanie, które utrudnia proces rekrutacyjny i finalne podpisanie umowy.

Nieudane zatrudnienie nowej osoby

Ostatnia, trzecia sytuacja jest tą najczęściej spotykaną. Wygląda mniej więcej tak: „Pani Iwono, niestety musimy pożegnać się z trzecim handlowcem, którego zatrudniliśmy w ostatnim procesie rekrutacji, ponieważ on także nie ma wyników”.  Mamy tutaj do czynienia z problemem, w którym firma wydała całkiem spore środki. To nie jest tylko i wyłącznie koszt ogłoszenia o pracę oraz wynajęcia agencji rekrutacyjnej. To są gigantyczne pieniądze wydane na wdrożenie nowego pracownika, który okazuje się być nieskuteczny. Przeprowadzona rekrutacja okazała się nieskuteczna.

Wiąże się z tym inny rodzaj straty, o której wiele firm zapomina, a myślę, że ma ona istotny wpływ na to, w jaki sposób wygląda nasz biznes i jak odbierają nas klienci. Dla klienta nie ma nic gorszego niż brak poczucia stabilności i bezpieczeństwa. Jeśli więc zmieniamy po raz kolejny jego handlowca, który jest dla niego także opiekunem, to nawet gdy klient usłyszy od nas świetną historię, o tym, że nasz rewelacyjny pracownik musiał wyjechać za granicę, ponieważ jego żona dostała tam pracę, nie uwierzy w nią, ponieważ sytuacja się powtarza.

Pojawia się więc olbrzymie zagrożenie wizerunkowe i właśnie dlatego uważam, że dobre przygotowany proces rekrutacji to jeden z podstawowych filarów, skutecznego, poprawnie prowadzonego biznesu. Nie można tego spychać na osobę od rekrutacji ani na zewnętrzny podmiot bez zaangażowania organizacji w cały proces. Bardzo ważne jest, aby mieć to dobrze zaplanowaną rekrutację, wdrożenie nowego pracownika i cały proces budowania skutecznych zespołów. Skoro już doszliśmy do tego procesu, to teraz opowiem Wam o pięciu filarach skutecznej rekrutacji.

Przed rekrutacją określ luki kompetencyjne w zespole

Pierwszy dotyczy tego, kto w ogóle powinien brać udział w procesie rekrutacji. Najczęściej wygląda to tak, że szef sprzedaży rozgląda się po sali i mówi:  „Na tym krześle brakuje mi człowieka”. Idzie potem do zarządu z prośbą: „Dajcie mi kasę, potrzebuje nowego pracownika na danym stanowisku”. Zarząd się zgadza. Szef wybiera się do działu rekrutacyjnego. Mówi: „Jedna sztuka handlowca”. Rekrutacja zagląda sobie do opisu stanowiska, gdzie czyta piękne frazesy: „Pięć lat doświadczenia zawodowego w branży x”, „znajomość języka angielskiego na poziomie C1”, a potem według tych kryteriów przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną. Jednak najczęściej jest to nieskuteczne i wiąże się z koniecznością przeprowadzenia kolejnej i kolejnej rozmowy kwalifikacyjnej. Pierwszą rzeczą, którą powinniśmy zrobić, jest odpowiedzenie sobie wspólnie z zarządem na pytanie: jaka jest nasza strategia i jak będzie wyglądać selekcja kandydatów.

Znalezienie pracownika nie odbywa się „na już”, dlatego, że jakaś część rynku jest przez nas nieobsadzona. Rekrutacja to odpowiedź na plany organizacji, na jej strategię.  Z tego powodu zaangażowanie zarządu do tego, aby zdefiniować rolę, kierunek rozwoju, to, do jakiego rynku chcemy docierać, jest kluczowym elementem podczas procesu rekrutacji i usprawnia wybór najlepszego kandydata. Druga bardzo ważna kwestia to określenie, za co w całym procesie odpowiada szef sprzedaży. Nie powinien jedynie wskazywać, gdzie brakuje człowieka, tylko spojrzeć na cały zespół i zastanowić się, w którym miejscu ma luki kompetencyjne w zespole. Zestawienie potrzeb i luk w zespole wpłynie na wyklarowanie wymogów danego stanowiska i znalezienie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. Takie zestawienie pomoże również w przyszłych rekrutacjach i przyspieszy rozmowy rekrutacyjne z wybranymi kandydatami.

Być może w naszym zespole nie ma osoby, która byłaby świetnym mówcą, a na przykład przydałby nam się ktoś, kto jeździłaby na konferencję i tam promował naszą organizację. Albo jest tak, że brakuje nam w organizacji osoby, która świetnie radziłaby sobie z mikrofonem, która brałaby udział w różnego rodzaju wydarzeniach i udzielała się w podcastach. Opowiadałaby nie tylko o naszej firmie, naszym rozwiązaniu, ale w ogóle w ramach nowego stanowiska, zakresu obowiązków zajmowała stanowisko, w ramach którego udzielałaby się biznesowo. Może brakuje nam kogoś z masą pomysłów i kreatywnym podejściem do tego, w jaki sposób otwierać drzwi do klienta, robić aktywny prospecting, jak powinien wyglądać lead generation. Taka strategia pomoże nam w stworzenie profilu idealnego kandydata. Określenie wymogów usprawnią proces selekcji kandydatów. Wykonanie zadania praktycznego dla pasującego kandydata to etap procesu rekrutacji i wstępna selekcja kandydatów.

Dlatego, zanim zdecydujemy się na zatrudnienie nowego pracownika, warto przyjrzeć się lukom w dziale i zastanowić się, jakie jeszcze kompetencje powinien mieć kandydat, żeby w ogóle zwiększyć skuteczność całego zespołu, a nie tylko realizować cele. Mądrym ruchem jest stworzenie profilu idealnego kandydata.

Zadbaj o prawidłową weryfikację kompetencji kandydata

Czas na jeszcze jeden element, czyli dział rekrutacji lub zaangażowanie zewnętrznego rekrutera.

Największym błędem, który jest popełniany na tym poziomie, jest wybór narzędzi, które weryfikują kompetencje miękkie wybranych kandydatów. Jeżeli spojrzymy sobie na naszego handlowca, to możemy pomyśleć, że musi być otwarty. Pójdzie do klienta i taki będzie taki otwarty. W związku z tym rekruter siada i prowadzi rozmowę kwalifikacyjną w taki sposób, że weryfikuje czy kandydat jest otwarty.

Potem przychodzi taki kandydat do pracy na danym stanowisku i nie działa właśnie dlatego, że niestety, ale kluczową rzeczą jest współpraca dyrektora sprzedaży z osobą, która będzie odpowiedzialna za rekrutację. Właśnie dlatego warto stworzyć narzędzie do weryfikacji konkretnych kompetencji sprzedażowych, a nie do weryfikacji kompetencji miękkich kandydata.

Jak ułożyć proces rekrutacji pracowników?

Kolejne wyzwanie, przed którym stoimy przy okazji rekrutacji, to pytanie skąd w ogóle brać kandydatów? No i tutaj najczęściej pada odpowiedź, że z tego portalu z ogłoszeniami na „P”. Oczywiście, chociaż nie jest to jedyne źródło. Jest dobre źródło masowej liczby kandydatów, natomiast jest coraz mniej wartościowych kandydatów wybiera tę metodę na poszukiwania pracy. Tylko skoro nie tam, to gdzie?

Jedną z metod, którą stosujemy i bardzo polecamy jest Direct Search. Szukamy na LinkedIn firm, organizacji lub stanowisk, które by nas interesowały i zwyczajnie zapraszamy takiego kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Ważne jest tutaj, aby przygotować dobrej jakości informacje z zaproszeniem. To nie może być wiadomość: „Mam ofertę pracy za X złoty”, ponieważ takich ofert dobrzy kandydaci dostają na pęczki. Polecam Wam podejście do tego jako mocno sprzedażowego problemu. Zastanówcie się i potraktujcie tę ofertę jak czysty prospecting. Podobnie jak w prospectingu handlowym, warto jest się tutaj wyróżnić.

Trzeci element bardzo często wprowadzany przez naszych klientów, i też ten, który my polecamy, to system poleceń wewnętrznych. Zyskujemy wtedy dostęp do sprawdzonej bazy kandydatów. Pracownicy bardzo chętnie angażują się do tego, żeby zapraszać do dobrej organizacji swoich znajomych, czy też osoby, o których wiedzą, że poszukują pracy. Szczególnie jeżeli są w jakiś sposób motywowani z tego tytułu lub otrzymują odpowiednie wynagrodzenie, jeśli kandydat przejdzie przez proces rekrutacji, zostanie zatrudniony i przejdzie przez okres próbny.

Co warto dodać do tych trzech elementów?

Jestem wielką fanką budowania społeczności ludzi wokół swojej organizacji. Dobrze jest zastanowić się, w jaki sposób moglibyśmy budować tę sieć społeczności. Z wykorzystaniem linkedIn, facebook, czy w jakikolwiek inny sposób, na przykład na YouTube lub poprzez podcasty. Chodzi o to, żeby promować informacje o naszej marce, nie tylko do klientów, ale też wśród potencjalnych kandydatów. Świetnie służyły do tego różnego rodzaju spotkania i warsztaty na uczelniach. Teraz z uwagi na trudne czasy jest tego trochę mniej, warto jednak do tego wracać nawet w formule online, ponieważ może się to okazać skuteczniejsze niż publikacja ogłoszenia.

Dobrze dobierz metody weryfikacji kompetencji

Przejdźmy w takim razie do trzeciego, trochę już zasygnalizowanego przeze mnie problemu. Jakie wykorzystać metody do weryfikacji kompetencji potencjalnych pracowników? Tak jak wspominałam, bardzo często rekrutując handlowców, badamy takie rzeczy jak otwartość, szczerość i komunikatywność. Wszystko fajnie, tylko to nigdy nie będzie gwarantem tego, że kandydat będzie dzięki temu pasował na określone stanowisko. Niektóre firmy próbują tworzyć różnego rodzaju inscenizowane scenki. Jeżeli kandydat ma przyjść na spotkanie z klientem, no to dobrze by było, żeby umiał poprowadzić to spotkanie. Tworzymy więc taką sztuczną sytuację, podczas ktorej w trakcie rozmów kwalifikacyjnych kandydat ma nas przekonać do sprzedaży długopisu. Na pewno znacie ten film.

Tego typu improwizacje nie dają rezultatu i nie pomagają w poszukiwaniu pracownika. Po pierwsze są tak sztuczne, i oderwane od realiów biznesowych, że nawet dobry kandydat może sobie z nimi nie poradzić i odpadnie w tym etapie rekrutacji. Trudno będzie mu wejść nie z powodu braku umiejętności sprzedaży długopisów, tylko przez sztuczność i śmieszność sytuacji. Zamiast skupić się na zadaniu, walczy ze swoimi oporami co do tego jak durne jest to, co musi zrobić. Z tego powodu warto dobrze przygotować zadania, aby pierwsza rozmowa kwalifikacyjna dała przestrzeń kandydatowi na pokazanie swoich kompetencji.

Co zrobić, aby nie zniechęcić kandydata?

Bardzo często obserwuję, że na pierwsze spotkanie przychodzi bardzo dobry kandydat i na następne spotkanie zapraszany jest na rozmowę z inną osobą, która uwaga, zadaje te same pytania co pierwsza. Potem myślimy około miesiąca, ponieważ mamy ich sporo, z każdym musimy porozmawiać i wszyscy oni są dla nas ważni. Zapraszamy więc tego idealnego kandydata po miesiącu na kolejną rozmowę i pyta się go o to samo co miesiąc temu.

Procesy rekrutacyjne w organizacjach bardzo często są nieprzemyślane. Oznacza to, że zapraszamy do nich różne osoby, które nie dzielą się kompetencjami. Efekt jest taki, że wszystkie diagnozują to samo, a kandydat traktuje to jak strate jego czasu i ma poczucia braku szacunku dla niego.

Zapraszamy więc kandydata po jednym miesiącu na spotkanie. Kolejna osoba, która zadaje dokładnie te same pytania. Skoro ktoś po raz kolejny pyta go o to co konkretnie robił w poprzedniej organizacji, to co ma o tym myśleć?

Dlatego też istotnym elementem jest, aby proces rekrutacyjny był zaplanowany i żeby trwał szybko? Na obecnie bardzo dynamicznym rynku pracy, najlepsi kandydaci znikają z niego w dwóch tygodni. Rzadkością jest, że kandydat otwarcie mówiący o szukaniu przez niego pracy, ma trzy miesiące na podjęcie decyzji o zatrudnieniu. Nawet jeżeli dostanie ofertę pracy, która jest mniej ciekawa od Twojej, to nie zaryzykuje utraty jednej i drugiej tylko dlatego, że całkiem dobrze mu się z Tobą rozmawia.

Stąd zachęcam do tego, żeby procesy rekrutacyjne, były rzeczywiście bardzo szybki i trwały góra dwa tygodnie. Odpowiadajcie dynamicznie na potrzeby kandydata. Warto dodać do tego jeszcze jedną rzecz. Aplikujący uwielbiają, kiedy się z nimi komunikujemy. Jeśli wysłał CV to dobrze, jest od razu na nie odpowiedzieć, niezależnie od tego, jaka jest nasza odpowiedź. Nie może być tak, że zbieramy sobie mnóstwo zgłoszeń, a potem i tak wszystkich nie weryfikujemy.

Odpowiednio wdrażaj pracownika

Obraz, z którym spotykam się na co dzień to sytuacja, w której nowo zatrudniony pracownik albo dostaję stertę dokumentów, z polecenie: „Siadaj i się tego naucz”. Wtedy on siada w pierwszy dzień i kartkuje, w drugi także, a w trzecim dniu liczy dziury w suficie. Drugie zadanie w ramach wdrażania nagminnie stosowane w firmach to: „Drogi nowozatrudniony, to jest nasz najlepszy pracownik. Teraz siadaj i patrz, jak on pracuje”. Ten nowy handlowiec, będzie siedział i patrzył, tylko co z tego, skoro tak naprawdę nie wie, jakie ma z tego wyciągnąć wnioski oraz nie jest w ogóle zaangażowany.

Dlatego też ważną rzeczą przy zatrudnianiu nowego handlowca, jest to, aby dobrze zaplanować, jak będzie wyglądało jego wdrożenie.

Zastanówcie się, w jaki sposób ma nauczyć się zarówno wymagań swojego przełożonego, jakie cele ma realizować, w jaki sposób ma raportować, jak i tego, w jaki sposób współpracować z zespołem. Musi wiedzieć kto, w czym może mu pomóc, do kogo ma się zwrócić z problemem oraz z kim będzie współpracować na poszczególnych etapach sprzedaży. Do tego dochodzi jeszcze to jakie elementy merytoryczne są kluczowe do nauczenia się przez niego na początek. Możemy to podzielić tę wiedzę na 3 fragmenty.

Część pierwsza – co ma umieć na pamięć. Jeśli oczekuje się od handlowca, co ma znać na pamięć, to warto zaplanować narzędzie do weryfikacji tej kompetencji.

Część druga – gdzie w razie czego pracownik może znaleźć potrzebne informacje.  Wiadomo, że nie musi znać na pamięć parametrów technicznych danego urządzenia, ale musi bardzo szybko i łatwo znaleźć te informacje w systemie czy materiałach. Jeżeli jest u klienta, a on zada mu pytanie, na które nie zna odpowiedzi, to z łatwością będzie mógł to sprawdzić.

Część trzecia — kto może odpowiedzieć na jego kluczowe pytania? Są takie rzeczy, których nie musi znać na pamięć, nie musi wiedzieć, gdzie może je znaleźć, ale musi wiedzieć, kogo może o nie zapytać.

Ważne, aby całą wiedzę organizacyjną podzielić na te 3 obszary i zweryfikować, czy to czego oczekuje od wprowadzanego pracownika, rzeczywiście zostało w głowie.

Czemu mówię tak dużo o wdrażaniu? Dlatego, że ogromna ilość procesów rekrutacyjnych kończy się źle, ponieważ kandydat ma poczucie frustracji albo nie nauczył się informacji o naszych produktach czy narzędziach i w efekcie sprzedaje według swoich starych nawyków. W efekcie nie sprzedaje, czyli nie realizuje założonych celów.

Druga kwestia to, że nawet jeżeli sprzedaje, to bywa tak sfrustrowanym tym, co działo się na etapie wdrożenia, że ma poczucie bycia oszukanym podczas procesu rekrutacji. Co innego pracodawca mu obiecywał, a zupełnie inaczej wyglądają realia biznesowe. Jeżeli mówimy o nieudanych procesach rekrutacyjnych, to niestety, gdy już dojdzie do zatrudnienia kandydata, są one właśnie spowodowane niewłaściwym wdrożeniem.

Podsumowanie

Proces rekrutacji to nie jest tylko zdefiniowanie, że mamy wolne miejsce na danym stanowisku, więc zaczynamy szukać. Rozpoczęcia poszukiwań wykwalifikowanych pracowników to jest naprawdę ostatni element naszych działań. Najwięcej pracy wymaga stworzenie dobrej strategii, która składa się z zaangażowania do niej odpowiednich osób, źródeł pozyskiwania kandydata oraz odpowiednich narzędzi i metod weryfikacji kompetencji. Do tego dochodzi jeszcze odpowiednie zachęcenie kandydata, aby kontynuował rozmowę, był zainteresowany współpracą z nami oraz finalnie z odpowiedniego wdrożenia.