Skalowanie zespołu – czy masz wszystko pod kontrolą?

Witam Was w kolejnym odcinku podcastu „Budowanie Skutecznych Zespołów”. Porozmawiamy dzisiaj o czymś, co jeszcze kilka lat temu wydawało mi się pewną naturalną kwestią, a mianowicie o chaosie. Wydawało mi się wówczas, że praca w chaosie i taka ułańska fantazja to jest coś, co powinno łączyć wszystkie działy sprzedaży. Według mnie kiedyś chodziło o to, aby dobrze się bawić, działać kreatywnie i reagować w oparciu o tu i teraz.

Podobnie wyobrażałam sobie rekrutacje. Dzisiaj inaczej na to patrzę. Do tematu docinka skłoniły mnie historie, z którymi spotykam się podczas rozmów z klientami. Często rozmawiamy o nieułożonych procesach i wdrożeniach.

Było ich naprawdę wiele, natomiast każda z nich kończyła się w podobny sposób. Na przykład pewna firma przez 4 lata odbudowywała zespół po tym jak nowy menadżer przyszedł do niej tylko i wyłącznie po to, aby podebrać połowę pracowników. Pewnie myślicie sobie, że pracodawca nie miał narzędzi, aby ich zatrzymać. Właśnie o tym dzisiaj porozmawiamy.

Znam też procesy rekrutacyjne trwające 2 lata, które kończą się kolejnymi niespodziankami. Historie o tym, jak do zespołu przychodzą osoby nienadające się do niego lub takie, które zatrudniają się wyłącznie dlatego, że nikt spełniający nasze kryteria nie chce przyjąć naszej oferty.

Chaos w rekrutacji i budowaniu zespołu, co powinno Was zaniepokoić?

Jest 5 rzeczy, na które lubię zwracać uwagę i dzisiaj o nich porozmawiamy.

Budowanie zespołu z pracowników konkurencji

Już kiedyś o tym mówiłam. Jestem absolutną przeciwniczką zatrudniania ludzi z konkurencji, ponieważ bardzo często słyszę wtedy, że oni znają produkt oraz rynek i przyjdą z pełną kieszenią wizytówek. No dobrze, tylko pamiętaj, że przyjdą z kieszenią pełną wizytówek, a wyjdą z dwoma, zabierając po drodze Twoich klientów. Niestety jest to powód, przez który uważam, że to nie jest najlepsze rozwiązanie.

Pracownicy z konkurencji nie są lojalni

Niestety bardzo często, zupełnie niechcący mogą wykorzystywać wiedzę, którą zdobyli u swojego dotychczasowego pracodawcy. Nie twierdzę, że mają całkowicie złe intencje. Jeśli natomiast zatrudniasz osoby z konkurencji, które w kręgosłupie moralnym mają napisane, że mogą pracować nawet w firmie konkurencyjnej, to licz się z tym, że kiedyś i od Ciebie odejdą. Mało tego, możliwe, że wzmocnią wrogi Tobie biznes.

Jeżeli próbujemy na tym budować sukces, to znaczy, że nie mamy spisanych swoich procesów. Mamy nadzieję na przyjście kogoś, kto będzie umiał skopiować to co jest na rynku i wprowadzić u nas. Skoro liczymy na osobę, która wcześniej nieuczciwie działała, to czemu miałaby taka nie być w naszej firmie?

Masz w zespole zaskakujące talenty

Zatrudniłeś kogoś, kto nie ma doświadczenia sprzedażowego, a raptem otwierasz oczy ze zdumienia, bo robi super wyniki. To powinno budzić Twoje ogromne wątpliwości. To nie jest tak, że Ci się udało. Jeżeli trafia do nas talent, a my nie mamy bladego pojęcia, dlaczego tej osobie wszystko się udaje i jakie kompetencje ją wyróżniają, to znaczy, że ich nie zweryfikowaliśmy. W skrócie mieliśmy szczęście, a nie dobrą rekrutację.

Przykładanie nadmiernej wagi do kompetencji miękkich

Uwielbiam, kiedy pracodawcy, podczas próby sprzedania im naszej usługi rekrutacyjnej, tłumaczą, jak ważne są dla nich testy kompetencji miękkich. Chcą weryfikować, czy ktoś jest żółty, czerwony, niebieski, zielony, różowy czy jakikolwiek inny kolor. Czy jest lisem, czy psem, a może klamką albo pralką?

To nie ma znaczenia. Jestem wielką sceptyczką wykorzystywania i przypisywania nadmiernej wagi do tego rodzaju testów. Ten sceptycyzm wynika z tego, że w swoim życiu pracowałam w projektach unijnych, w których zdarzało nam się wykorzystywać testy do badania predyspozycji miękkich.

Wiecie, jeśli przebadałam 123 150 osób w projekcie i przeczytałam testy, to w zasadzie każdy z nich brzmiał tak samo. Zawierał identyczne sformułowania. Co więcej, przechodząc kiedyś takie testy dla żartu, próbowałam je oszukać i niestety jest to bardzo proste. Najczęściej nie są to dobre narzędzia.

Zachęcam Was do weryfikowania kompetencji danego handlowca w sposób praktyczny. Nie przez scenki, ponieważ one także nie oddają rzeczywistości. Poprośmy kandydata, aby zadzwonił do prawdziwego, rzeczywistego klienta. Może się za niego podać nasz pracownik.

Warto jest udawać, że case jest absolutnie prawdziwy. Musimy wkręcić kandydata. Możemy też wykorzystać klienta, który będzie wiedział, że bardzo zależy nam na zweryfikowaniu kompetencji aplikującego. Im bardziej case będzie realny, tym większą macie szansę, że nie będziecie weryfikować kompetencji aktorskich.

Dlatego też najczęściej daje kandydatom zadania wcześniej, na tydzień, czy 2 przed zadaniem, czasem dzień, czy 2 przed spotkaniem. Dzięki temu mogą przygotować sobie informacje i zweryfikować tabelę oraz odnieść się do procesu sprzedażowego, który przedstawiam, czy też oferty. Dodatkowo mają możliwość jej poprawienia i naniesienia swoich propozycji, jeśli chodzi o sposób zaprezentowania.

W ten sposób jesteśmy w stanie zweryfikować realne kompetencje tego człowieka, a nie tylko i wyłącznie miękkie. W swoim życiu widziałam wielu handlowców zarówno ekstrawertyków jak i introwertyków i nie mogę powiedzieć, że jedni są lepsi a drudzy gorsi. Obie te osobowości mogą świetnie sprawdzić się w sprzedaży. Oczywiście mają nieco inne predyspozycje, trochę inaczej pracują z klientami, natomiast mają szansę uzyskać równie wysokie wskaźniki i targety.

Dlatego nie warto przywiązywać nadmiernej wagi do kompetencji miękkich.

Nie potrafimy przyciągać talentów

Mówiąc, że nie potrafimy przyciągnąć talentów, mam na myśli, otrzymywanie CV od osób mocno poniżej naszych oczekiwań. Z drugiej strony, kiedy to my szukamy pracowników, słyszymy za każdym razem: nie, dziękuję, nie jestem zainteresowany ofertą.

Przyciąganie talentów jest bardzo ważne i nie chodzi tylko o kwestie finansowe. Czasem inne aspekty będą miały olbrzymie znaczenie. Jeśli opinia o Was na rynku mówi, że zawalacie dostawy, Wasz serwis jest słaby i informacja roznosi się do osób postronnych, to mało który kandydat będzie zainteresowany pracą u Was. Nie dlatego, że macie niskie wynagrodzenie, albo słabe samochody, ale dlatego, że jeżeli w firmie są czynniki, na które nie mam wpływu odnośnie pozyskiwania nowych klientów, to ja, jako handlowiec, nie chcę tam pracować.

Nie robię tego, bo ktoś jest nie w porządku w stosunku do mnie, ale dlatego, że nie chcę świecić potem oczami przed klientem. Poza tym, jeśli po rynku rozniesie informacja o tym jak słaba jest firma, w której pracuje, to tracę cały portfel klientów, nad którym naprawdę ciężko pracowałam.

Jak nie powinno wyglądać wdrożenie kandydata?

Jeżeli wdrożenie kandydata do Twojej firmy, zbudowane jest o zasadę 2P, to uważaj. Czym jest zasada 2P?  „Drogi kandydacie, popatrz i poczytaj”. Mam nadzieję, że u Was tak nie jest.

Jak zabrać się za porządkowanie procesów rekrutacji?

Jak zwykle kilka podpowiedzi wynikających z mojej praktyki.

Audyty kompetencji

Taki audyt kompetencji bada, w jaki sposób nasi pracownicy pracują i co jest ich mocną stroną. Opieram go na kilku kluczowych kwestiach:

– buyer personie,
– propozycji wartości,
– tym, jak dobrze radzą sobie z produktem,
– jak mocni są w kwestii konkurencji,
– co jest ich słabą i mocną stroną, jeżeli chodzi o raportowanie,
– na lead generation,
– tym, czy dobrze radzą sobie z obiekcjami klienta dotyczącymi marki,
– jak radzą sobie z pracą z procesem sprzedaży w organizacji,
– na jakim poziomie jest u nich decyzyjność i analityka
– jak pracują nad świadomością klienta
– oraz na kwestiach formalnych

W jednym z pierwszych odcinków opowiadałam trochę szerzej o tym, w jaki sposób podchodzę do kwestii audytu i przyglądania się, temu, jakie stanowisko pracy mamy do zaoferowania nowemu handlowcowi.

Zbadaj kompetencje zespołu

Warto jest też zbadać nasz obecny zespół pod kątem tego, na ile dobrze wpisuje się ze swoimi kompetencjami na dane stanowiska. Czy jest coś, nad czym warto pracować? Jaki obszar jest naszą silną kompetencją?

Dlaczego ma to tak wielkie znaczenie jeżeli chcemy skalować zespół i pozyskiwać nowych pracowników? Wyobraźcie sobie sytuację, że w naszym teamie, wszyscy są mistrzami prospektingu. Od cold calling, przez cold mailing, na LinkedIn kończąc. Świetnie też pozyskują nowe biznesy, mają fantastyczne teksty na zaczepkę i potrafią genialnie analizować problemy klienta, po czym przedstawić mu konkretne wartości.

Jeżeli tak wygląda Twój zespół, to nowa osoba wcale nie musi mieć silnej kompetencji w tym obszarze. Wystarczy, że będzie miała chęć do nauki.

Z drugiej strony możecie sobie słabo radzić, jeśli chodzi o account management. To znaczy, macie klientów i jak do Was dzwonią, to im sprzedajemy. Super, tylko nie mamy żadnego procesu ani pomysłu. Może warto zatrudnić osobę, która w tym obszarze go wzmocni?

Właśnie dlatego lubię przyglądać się temu co jest silną, a co słabą stroną całego zespołu, w sposób pozwalający na zatrudnienie kolejnej osoby jako wartości dla wszystkich pracowników.

Spisanie procesów w dziale sprzedaży

Jest to kolejna rzecz, której warto się przyjrzeć, porządkując chaos w rekrutacjach i skalując biznes. Spisanie procesów w dziale sprzedaży zaczynamy od tych dotyczących zarządzania, raportowania, a kończymy na client count management’cie.

Do czego jest nam to potrzebne? Powodów jest kilka.

Po pierwsze: bardzo porządkuje to funkcjonowanie działu.

Po drugie: łatwiej będzie nam wdrażać nową osobę, jeśli wszystkie rzeczy będziemy mieli spisane.

Zaplanuj wdrożenie dzieląc je na 3 poziomy

Pierwszy oznacza to, co nowy pracownik musi znać na pamięć. Jeśli dajemy mu rzeczy do zapamiętania, to dobrze jest przygotować jakiś element testowy lub inną metodę weryfikowania, czy faktycznie się tego nauczył.

Drugi poziom oznacza informacje o tym gdzie pracownik znajdzie informacje na dany temat. Jest taka grupa danych o naszych procesach, procedurach, czy też o parametrach naszego produktu, których pracownik nie musi zapamiętywać. Niech wie, w której szufladzie lub pliku znajdzie odpowiedzi.

Trzeci to informacje, których nie musi się nauczyć ani nie musi wiedzieć, gdzie są. Powinien natomiast orientować się do kogo zwrócić się o pomoc, jeżeli dostanie zapytanie od klienta, czy też partnera biznesowego.

Zweryfikuj propozycję wartości dla przyszłych kandydatów

Dlaczego ja, jako kandydat miałabym aplikować do Twojej firmy i po co w ogóle chciałabym pozyskać pracę? W tym punkcie warto zderzyć się z tym co proponuje rynek. Kiedyś wszyscy nabijaliśmy się z tego, że pracodawcy szukali osób do 25 roku życia, z co najmniej 2 fakultetami, 3 językami obcymi, znajomością minimum C1. Natomiast dzisiaj, to wciąż jest śmieszne.

Zdarza się, że pracodawcy wymagają nie wiadomo jakich doświadczeń, ale nie stoją za tym żadne konkretne propozycje po stronie oferty pracy. Moim ulubionym przykładem jest szukanie menadżerów, którzy będą zajmować się tworzeniem, rozwijaniem, skalowaniem i optymalizacją procesów. Chcemy więc zatrudnić osobę, która ma niesamowicie duże doświadczenia. Natomiast oczekujemy, że osoby będą grać w prospekting – najbardziej znienawidzoną czynność przez handlowców.

Warto jest przyjrzeć się ofercie pracy, oraz naszym wymaganiom i zastanowić się, czy aby na pewno wszystko tam do siebie pasuje. Bardzo często niepasujące do układanki puzzle, sprawiają, że oferta przestaje być atrakcyjna.

Uporządkuj PR

Następna kwestia to uporządkowanie PR. Jest to coś, na co chciałabym Wam zwrócić szczególną uwagę. Istnieje taki portal, na którym każdy może napisać opinię o każdym, pierwsza litera nazwy to  „G”. Jest na nim mnóstwo niefajnych informacji, które gdybyśmy się w nie zagłębili, nie powinny mieć żadnego znaczenia.

Ostatnio prowadziliśmy rekrutację dla jednego z naszych klientów. Właśnie na tym portalu, znaleźliśmy dość długą dyskusję na temat pewnej części ciała jednej z pracownic. Kiedy czytam te opinie, myślę sobie, że to strasznie seksistowskie i za sam fakt tego typu dyskusji powinny być jakieś kary, przynajmniej finansowe.

Niestety pracownicy rzadko kiedy będą mieli chęć przeglądania wszystkich opinii i ich analizowania pod kątem prawdziwości. Jeśli jednak widzą, że seksistowskie dyskusje w Internecie prowadzą pracownicy na temat jednej z pracownic i pracodawca nic z tym nie robi, to nie wiem, czy będą zainteresowani podjęciem pracy.

Często gdy wejdziemy sobie na różnego rodzaju fora, to szczególnie w firmach, które są zlokalizowane w mniejszych miastach, możemy znaleźć mnóstwo ciekawych informacji na temat tego co, kto, komu, kiedy i jak.

Jeżeli my, jako pracodawcy nie potrafimy zadbać o brak tego typu treści w Internecie, a przecież da się to zrobić, to pracownicy nie będą chcieli do nas aplikować.

Dlatego też zachęcam Was, abyście uporządkowali PR swojej organizacji. Rozumiem to pojęcie bardzo szeroko, jako informacje o Was jako pracodawcy, oraz o Was jako partnerze biznesowym. Czy jesteście rzetelnym płatnikiem? Czy rzetelnie wywiązujecie się z umów? Po prostu, czy jesteście uczciwi, ponieważ handlowiec to osoba, która pierwsza oberwie za brak rzetelności po stronie pracodawcy.

W związku z tym warto to uporządkować, ponieważ jeśli tego nie zrobimy, może to zniechęcić kandydatów do pracy u Was.

Oszacuj realne szanse rekrutacyjne

Chciałabym zwrócić tutaj uwagę na kwestie wynagrodzenia. Niestety wciąż zdarzają się pracodawcy, którzy dzwonią do nas, chcąc zlecić nam rekrutację, najchętniej pracownika, pracującego z zerową podstawą. Jak się sprawdzi i zacznie sprzedawać, to będą mu płacić prowizję, lub premię, natomiast podstawy chcą jak najmniej.

Pamiętajcie, że z człowieka, który jest źle traktowany, nie będzie dobrego pracownika. Dobry pracownik się ceni. Jeżeli oczekujecie, że przyjdzie do Was ktoś naprawdę najlepszy, to pamiętajcie, że ta osoba dzisiaj gdzieś pracuje, a jeśli jest najlepsza, to z dużym prawdopodobieństwem dostaje całkiem spore premie.

Nie przejdzie do Was za wynagrodzenie podstawowe, mając nadzieję, że kiedyś zacznie realizować targety i dostanie premię. Czas do realizacji pierwszego targetu to czasem kilka miesięcy, czasem nawet lat. Osobiście pracowałam z firmami, których proces sprzedaży jest rozpisany na 3 lata.

Mistrzów sprzedaży i osób z wieloletnim doświadczeniem nie zatrudnicie do takiej firmy przez propozycję wyłącznie podstawy. Dlatego zachęcam Was, abyście bardzo poważnie potraktowali temat ofert pracy, porządkując swoje procesy sprzedażowe.