Jak skutecznie zaplanować pracę managerską z zespołem?

Cześć, witajcie w kolejnym odcinku podcastu Budowanie Skutecznych Zespołów. Dzisiaj na tapet biorę nawyki managerskie i pracę z zespołem. To jest taki dosyć ciekawy temat. Dlatego, że muszę Wam powiedzieć, że rzadko kiedy zdarza mi się znaleźć firmę, w której jest to poukładane w sposób prawidłowy. A jeśli miałabym opowiedzieć o takich skrajnych przypadkach, to znam firmę, w której w ogóle nie ma takich spotkań, w ogóle nie ma systematyki pracy menedżera z zespołem. No bo i zespół i menedżerowie są zbyt zajęci swoimi zadaniami, żeby w ogóle usiąść i porozmawiać, wyciągać wnioski czy cokolwiek. Natomiast drugi taki przykład, który siedzi mi w głowie. Byłam kiedyś pracownikiem pewnej firmy szkoleniowej, w której spotkań było tak strasznie dużo, tak strasznie dużo, że my w ogóle nie mieliśmy czasu na pracę. Jak przypominam sobie, jak wyglądał mój dzienny kalendarz, to to miałam tam jakąś przerwę na kawę, miałam jakąś przerwę na lunch, a wszystko inne było wypełnione spotkaniami. I pamiętam przez bardzo długi czas, jak tylko słyszałam o tym, że trzeba się spotkać i porozmawiać, to dostawałam alergii i zastanawiałam się kurde, ale po co? No więc dzisiaj chciałabym odczarować temat spotykania się, chciałabym trochę o takich prawidłowych nawykach powiedzieć.

Dlaczego spotkania nie przynoszą efektów? Powody

Ale zanim o tych prawidłowych, to może spójrzmy na taką kwestię, dlaczego w ogóle spotkania nie przynoszą efektu? Dlaczego w ogóle my jako ludzi, jak słyszymy, że jakieś spotkanie zespołowe, to wiecie, większość z nas się wzdryga. Niefajna rzecz, nie? Nudne, bez sensu, szkoda tracić czas. Albo w ogóle prowadzone w takiej atmosferze, że wiecie, to można spokojnie ciosać powietrze, atmosferę. No, nie fajne. No więc, dlaczego?

No więc, słuchajcie, pierwszy powód, który z mojej perspektywy dosyć często się powtarza, to co to za spotkanko bez żadnego Power Point’cika albo Excel’ka? No właśnie, tak zupełnie poważnie, nie widzę sensu, ani okraszania każdego spotkania Power Point’em, ani okraszania go Excel’em. Z jedną drobną różnicą, ale o tym za chwilę.

Drugi powód, dla którego spotkania nie przynoszą efektu, to to, że bardzo często ich głównym wątkiem jest recytowanie cyfr. Słuchajcie, spotykamy się i załóżmy, niech to będą spotkania sprzedażowe, wszyscy mamy dostęp do tego samego CRM-a, wszyscy mamy dostęp do tych samych informacji. Ale oto przychodzi manager i uwaga przeczyta. Bo wiecie, jak ja sobie czytam z Excel’a, to to nie jest to samo czytanie, jak mi manager przeczyta, jest takie mądre czytanie wtedy. Totalnie, bez sensu, nie? Strata czasu.

Kolejna rzecz to to, że bardzo często cel takich spotkań jest mocno skupiony na osobie prowadzącej. To znaczy, wiecie, jaki jest cel spotkania? Przedstawić, omówić, zaprezentować, powiedzieć, poinformować. Fajnie, nie? Ale to samo można mailem. Więc jeżeli chcemy robić spotkania, to postawmy sobie za cel jednak jakąś interakcję i jakieś wypracowanie. Wszystko inne naprawdę można zrobić mailem.

Kolejna rzecz, którą dosyć często zauważam w różnych firmach, to to, że w ramach spotkań niektórzy managerowie wręcz wielbią się w odpalaniu stosika i paleniu czarownic. A czy pokazujemy jakąś taką brzydką liczbę? Wiecie, przegraliśmy ileś szans sprzedażowych. Zebraliśmy ileś reklamacji. Albo iluś klientów wróciło do nas po obsługę gwarancyjną. Spadła nam liczba gwiazdek na mapie Google. O, takich przykładów mogłabym tutaj recytować więcej. No i generalnie ok, tylko pytanie po co o tym rozmawiamy? Jeżeli będziemy o tym rozmawiać w celu poszukania usprawnień, wniosków i znalezieniu rozwiązań, czad gadajmy o tym. Natomiast niestety w wielu firmach wystawia się takie brzydkie liczby i mówi się, no, to teraz tłumacz się, dlaczego. No i super, tylko tłumaczenie się nie służy znalezieniu rozwiązania. Tłumaczenie się służy okopaniu się w swojej fortecy i takim, wiecie, walczeniu o własne ego. Czyje ego jest ważniejsze. Też bez sensu.

No i ostatnia rzecz, która bardzo często się zdarza w takich firmach, które próbują budować systematykę pracy managerskiej, to są spotkania anegdotyczne. Znaczy spotykamy się po to, żeby opowiadać sobie różne przypadki, a, bo u mnie taka metoda nie zadziałała, a, u mnie zadziałała, a, u mnie nie zadziałała. Fajnie, nie? Tylko to, co z tego wynika. Ja bardzo wierzę w to, że wiele naszych działań jesteśmy w stanie sprowadzić do kochanej przeze mnie bardzo matematyki i statystyki. I jeżeli widzimy, że statystycznie coś działa, no to super. Ale jeżeli widzimy, że statystycznie nie działa, to warto jest coś usprawnić, poprawić metodę. Albo po prostu ją porzucić.

I, słuchajcie, jeżeli w tym, co przed chwilą powiedziałam, dostrzegacie siebie i swoje spotkania zespołowe. Jeżeli widzicie, że coś tutaj nie gra, to mogę was zaprosić na naszą stronę, gdzie znajdziecie zakładkę Bezpłatna Konsultacja. I możecie śmiało umówić się na konsultacje. Po prostu pogadamy o tym, w jaki sposób usprawnić w waszej organizacji, w waszej specyfice zespołu, w waszej specyfice branży. I jak usprawnić takie spotkania i pracę managerską.

Kilka wskazówek na start – jak pracować, jak planować pracę managera?

No dobra, a gdybym miała dać trochę tip-ów i opowiedzieć o tym, w jaki sposób pracować, no to kilka wskazówek na start.

TIP 1 – Otwieranie roku

Pierwszą rzeczą, którą ja uwielbiam robić, to ja uwielbiam otwierać rok. Otwarcie roku to dla mnie jest rozmowa o celach zespołu, ale nie otwarcie, że oni się dowiedzą o tym, jaki jest cel. W sensie tu na nich spłynie, na tym spotkaniu zrobią wielki raban, bunt i w ogóle. Dlaczego znowu o 20% mi podnieśliście? To jest bardzo niesprawiedliwe. Tylko te spotkania powinny mieć formę kreatywną. Warto jest dawać cele zespołowi wcześniej. Warto jest indywidualnie je nadawać, warto jest je potem ponegocjować. Natomiast te spotkania dotyczące otwarcia roku lubię wykorzystywać jako dyskusję pod tytułem: OK, to co ja jako pracownik chcę zrobić, żeby ten cel osiągnąć? To jest niesamowite słuchajcie, bo z takiej postawy: nie uda mi się w ogóle za wysoki cel, te 20% jest niemożliwe. Jeżeli stawiam im takie zadanie OK, to teraz powiedz mi, no masz już ten cel, to powiedz mi jak się z nim zmierzysz, co zamierzasz zrobić? I to co jest ważne, to jest potem jeszcze drugie pytanie, które zadaję: Jak ja jako manager i jak my jako organizacja powinniśmy ci pomóc w realizacji tego celu? Uwielbiam stosować to, najczęściej stosuję oczywiście w działach sprzedaży. I słuchajcie podczas takich rozmów kreatywnych przychodzą ludzie z genialnymi prezentacjami, z genialnymi nieszablonowymi pomysłami dotyczącymi tego, w jaki sposób chcieliby osiągnąć. No i to co jest ważne, przychodzą do mnie z propozycjami konkretnych narzędzi pomysłów inwestycji. Inwestycji czy to w marketing, czy to w jakiekolwiek inne narzędzia. Chociażby właśnie dotyczące prospectingu. Czasami się zdarza, że mnie zaskoczą czymś, o czym nie wiedziałam, czego nie znałam. Natomiast jest to fantastyczne dlatego, że my jako zespół bardzo dużo się od siebie wtedy uczymy. Zachęcam was więc w związku z tym do tego, żebyście otwierali rok w taki sposób ze swoimi pracownikami, żebyście dali im szansę tego, żeby oni powiedzieli jak, jak sobie to wyobrażają i czego potrzebują. Nie tylko z perspektywy narzucam ci teraz działaj, tylko z takiej perspektywy bardzo, bardzo kreatywnej.

TIP 2 – Otwieranie okresu, w którym mają obowiązywać cele

Druga rzecz, która jest ważna to są spotkania, które otwierają okres, w którym mają obowiązywać cele. Znam firmy, które rozliczają się w sposób miesięczny, znam takie, które rozliczają się w sposób kwartalny. I w zależności od tego, którym systemem jedziemy, no to jest otwarcie danego okresu, czyli kwartału bądź miesiąca. Pierwsza rzecz to zawsze zaczynamy od przejścia przez wszystkie cele, które są wyznaczone na ten miesiąc. Ja lubię ustalać cele na każdy etap lejka sprzedażowego. Tak żebyśmy mieli takie punkty kontrolne, takie checklisty, czy jesteśmy na dobrej drodze. Jeżeli sobie jesteśmy na przykład na miesięcznych procesach sprzedażowych, a nasze cele są właśnie na miesiąc. No to wiecie, może być tak, że my będziemy zamykali większość szans sprzedażowych dopiero pod koniec miesiąca. Bez sensu jest więc przeprowadzać taką analizę, tylko z perspektywy tego, co jest na końcu. Siadamy w związku z tym i ustalamy cele na różne etapy lejka, tak żeby mieć pełną kontrolę. No i kolejna kwestia to jest to, żeby ustalić sobie kamienie milowe, czyli co musi się zadziać, do któregoś tam dnia, żebyśmy mieli pewność, że do końca miesiąca zamkniemy taką szansę sprzedażową. Przykład, jeżeli chcemy sprzedać do końca miesiąca 100 licencji, to po czym poznamy 14, czy też 15 dnia, marca kwietnia, jakiegokolwiek dnia, że ten cel będzie do osiągnięcia? Jakie wskaźniki, jakie kamienie milowe nam pozwolą spokojnie patrzeć się na końcówkę miesiąca. No i to, co jest znowu ważne, na tym etapie także warto jest omówić, czego zespół oczekuje ode mnie, jako swojego managera.

TIP 3 – Cotygodniowe spotkania przy tablicy PDCA

Kolejna rzecz, cholernie ważna, słuchajcie, to są cotygodniowe spotkania przy tzw. tablicy. I to jest to miejsce, obiecałam wam na samym początku, że jest jeden wyjątek od exela i to jest właśnie ten wyjątek. To jest ten wyjątek, gdzie wyświetlamy tablicę PDCA, ją ubóstwiam, naprawdę. I patrzymy sobie, co żeśmy zrobili do tej pory, jakie mamy efekty i czy jesteśmy na czerwono, na żółto czy na zielono. I teraz, jeżeli ułożyliśmy sobie cele na każdy etap lejka, to wiemy, że musimy mieć ileś leadów inboundowych. To wiemy, że musimy mieć ileś leadów prospectingowych. I wiemy, że musimy mieć łącznie ilość leadów kwalifikowanych. I teraz, jeżeli liczba leadów kwalifikowanych, którą sobie założyłam na ten miesiąc, to jest 100, to oznacza ni mniej, ni więcej, tylko tyle, że w połowie miesiąca powinnam mieć tak co najmniej połowę. No i jeżeli mam w połowie miesiąca tylko 7 leadów kwalifikowanych, to Houston mamy problem. I warto jest wtedy taką liczbę mieć zaznaczoną na czerwono i zastanowić się, co my jako zespół możemy w tej chwili zrobić, żeby to zmienić do końca miesiąca. No możemy wzmocnić kampanię, możemy dokopać do pieca, możemy spróbować odezwać się do leadów, z którymi rozmawialiśmy pół roku temu, rok temu, dwa lata temu, a które jeszcze nie były gotowe na podjęcie decyzji o inwestycji. Możemy spróbować wykorzystać klientów i pozyskać referencje przez nich. Słuchajcie pomysłów jest mnóstwo. Natomiast najgorszą rzeczą, którą możemy robić, jest nie mierzyć tego, nie weryfikować tego i na koniec miesiąca usiąść i powiedzieć, no, staraliśmy się, ale się nie udało (śmiech). No to nie o to chodzi.

TIP 4 – Zamknięcie tygodnia i miesiąca

Kolejna kwestia to jest zamknięcie i tygodnia i miesiąca. Jedno i drugie jest bardzo ważne i to jest takie miejsce, w którym siadamy i rozmawiamy o konkretnych case studies i rozmawiamy o konkretnych wnioskach na przyszłość. Znowu, absolutnie nie w formule palenia czarownic na stosie. Znaczy nie szukamy winnych. Szukamy lekcji, którą możemy wyciągnąć wszyscy, jako zespół, jako pojedyncze osoby.

Ważnym narzędziem, które warto także stosować, to są tak zwane daily. Codzienne odprawy z zespołem. Uwaga, odprawa z zespołem to jest coś, co powinno trwać dziesięć, no, góra piętnaście minut. Nie przesadzajmy, więcej nie potrzeba. I to jest takie fajne narzędzie do pracy, szczególnie tam, gdzie mamy bardzo dużą dynamikę działań. No i mogę wam powiedzieć, że u nas w HireWise bardzo często wykorzystujemy to narzędzie, znaczy w ogóle wykorzystujemy to narzędzie. Mamy takie daily nasze, gdzie rozmawiamy z rekruterami. Dlatego, że to jest fantastyczny moment na przewartościowanie naszych celów, na przedyskutowanie priorytetów, na inne ułożenie zasobów, na przegrupowanie ich, na wymianę informacji i na omówienie ewentualnych ryzyk. Jest tak, że każdy dzień przynosi nam coś nowego. Przykład. Jeżeli mamy dostarczyć klientowi ileś tam rekomendacji, mamy umówionych ileś tam rozmów z kandydatami no i słuchajcie, mamy taki dzień posuchy. No, żaden nie przyszedł. Na szczęście takich sytuacji nie ma, ale załóżmy taką przykładową sytuację. No dobra, nie przyszli, no i co możemy zrobić? Można usiąść i popłakać, ale można usiąść i spróbować znaleźć jakieś rozwiązanie tej sytuacji. Jeżeli się okazuje, że daliśmy ogłoszenie, ale niestety mamy słaby spływ kandydatów, czyli albo jest tak, że ci kandydaci są poniżej kompetencji, poniżej oczekiwań klienta, albo jest tak, że ci kandydaci po prostu do nas nie piszą i to smuteczek, wiecie. No to znowu, możemy usiąść i czekać kolejne dwa miesiące z nadzieją, że a nóż widelec ktoś potknie się o nasze ogłoszenie i napisze. A możemy usiąść i zastanowić się, co my z tym możemy zrobić. Te, te, te… Daily to są takie spotkania, które bardzo nam pomagają w sposób dynamiczny rozwiązywać problemy. I tutaj ważna informacja. Co do zasady, daily są raczej przeznaczone dla, do pracy z osobami, które są juniorami. Niemniej jest to także narzędzie do pracy z osobami, które… No pracujemy w bardzo dużej dynamice, pod bardzo dużym stresem. I wymagane jest takie z zewnątrz spojrzenie na priorytety, na działanie, poustawianie tego w inny sposób. Stąd bardzo, bardzo polecam to narzędzie.

TIP 6 – Jeden na jeden

Narzędzie, o którym chciałabym jeszcze z wami porozmawiać, to są różnego rodzaju jeden na jeden. No i teraz kilka, a w zasadzie dwa, najważniejsze mity, z którymi się spotykam, jeśli chodzi o spotkania jeden na jeden, manager, pracownik. Pierwszy mity jest taki, że, kurde, siedzę z nim w pokoju, to po cholerę jeszcze będziemy się spotykać. Moi drodzy, zarządzanie zza biurka obok, to jest żadne zarządzanie. Znaczy jeżeli chcecie faktycznie, żeby wasz pracownik czuł się zmotywowany, czuł się zainspirowany, miał przestrzeń i swobodę tego, żeby powiedzieć wam o swoim problemie, to nie stosujcie metodyki zarządzania zza biurka obok. To po pierwsze. A po drugie, chciałabym zmierzyć się z pewną, z pewną bardzo ważną kwestią. Otóż zespół potrzebuje waszego feedbacku. Jeżeli myślisz, że twój zespół jest tak bardzo doświadczony, wiesz, tak naprawdę bardzo doświadczony, i absolutnie zna swoją wartość i generalnie nie potrzebuje feedbacku, to uwaga. W tej chwili naciśnij pauzę, cofnij ten podcast od kilka sekund wstecz, albo dobra łatwiej ci zadanie. Każdy zespół potrzebuje feedbacku. Kropka. Znaczy, nawet jeżeli wydaje ci się, że twoi pracownicy są super, hiper mega doświadczeni, i że to będzie sztuczne i bez sensu, jeżeli ty siądziesz i powiesz im, no, świetny raport przygotowałeś. To o ile zgodzę się z tym, że samo świetny raport przygotowałeś jest trochę słabym feedbackiem, to zachęcam cię do tego, żebyś odsłuchał, odsłuchała podcastu, odcinku na temat dawania feedbacku. Tam trochę więcej będzie o tym, jak to robić, także w kontekście dawania pochwał. Natomiast zespoły potrzebują tego. Potrzebują przede wszystkim wiedzieć, że ich praca stanowi wartość dla organizacji. I o ile są w stanie ocenić zero-jedynkowo, czy dobrze coś zrobili, czy nie. Natomiast nie raz w życiu zdarzało mi się wygłaszać takie hasło, wykonałam kawał zajebistej roboty, nikomu nie potrzebnej. I to jest przykre, wiecie? Jeśli się tworzy coś do kosza. I naprawdę zespoły, poszczególni pracownicy, chcieliby czasem usłyszeć, że to, co zrobili, stanowi naprawdę dobrą wartość dla organizacji. Jeżeli nie będziemy tego mówić, no cóż, hodujemy stado frustratów. I to po prostu tak jest. Nie można z tym dyskutować, można to naprawić. To, co jeśli chodzi o spotkanie jest jeszcze ważne, to te spotkania jeden na jeden mogą przybierać bardzo różną formę. Mogą przybierać formę coachingową, gdzie pracujemy z pytaniami, gdzie dopytujemy się o to i próbujemy otworzyć pracownika na inny sposób myślenia, na inne spojrzenie na daną sytuację. Mogą przybierać formę mentoringu, gdzie my dzielimy się naszym doświadczeniem, naszymi spostrzeżeniami. Mogą przybierać formę takiego treningu narzędziowego, gdzie pracujemy nad konkretnymi narzędziami, pracujemy nad konkretnym sposobem pracy. Ale mogą i powinny też czasem przybierać formę coachingu bądź rozmowy rozwojowej. Czyli nie tylko rozmawiamy z pracownikiem o tym, co tu i teraz, ale też czasem patrzymy w przyszłość.

No dobrze, słuchajcie, to jeżeli chodzi o sposób wprowadzenia takich nawyków managerskich, to z takich podstawowych tip-ów mam nadzieję, że jest to praktyka, są to wskazówki, które będziecie mogli wykorzystywać na co dzień. Za chwilę małe podsumowanie odcinka i jak zwykle trzy nowe oferty, które prowadzimy w ramach HireWise.