Proces czy zespół, czyli od czego warto zacząć skalowanie biznesu?

Witam Was w kolejnym odcinku podcastu „Budowanie Skutecznych Zespołów”. Zgodnie z zapowiedzią dzisiaj porozmawiamy o tym, w jakiej kolejności zabierać się za skalowanie biznesu.

Zarówno wśród firm dopiero myślących o budowaniu struktur sprzedażowych, jak i tymi stojącymi przed wyzwaniem optymalizacji procesów sprzedaży, bardzo często spotykam się z pewnym dylematem. Otóż pada pytanie, czy najpierw zatrudnić specjalistów, czy może zabrać się za procesy?

Opowiem Wam dzisiaj o tym jak to robimy w HireWise, w jaki sposób pracujemy z klientami oraz jak zabierać się za jedno i drugie.

Właściciel sam musi wyznaczyć kierunek rozwoju

Zacznijmy od tego, że absolutnie największym błędem właścicieli firm i zarządów jest liczenie na przyjście nowego człowieka, które spojrzy na naszą firmą i za nich zbuduje proces. Zdecydowanie nie jest to dobre rozwiązanie, powiedziałabym nawet, że jest dość ryzykowne. Jeżeli jako organizacja nie mamy wypracowanych wartości, zdefiniowanej buyer persony, nie do końca rozumiemy rynek do celowy, do tej pory sprzedawaliśmy trochę na czuja, zatrudnimy handlowców i nie damy im podstawowych narzędzi pracy, to w jaki sposób upewnimy się, że wykonywana przez nich praca jest najbardziej efektywna z możliwych?

Myślicie sobie: „A gdyby tak zatrudnić dyrektora sprzedaży?” No i faktycznie część naszych klientów wpada na ten genialny pomysł. Taki dyrektor na pewno ma wiedzę, więc stworzy proces. Może od strony wykonawczej faktycznie nie jest to najgorszy pomysł, natomiast ten dyrektor sprzedaży powinien też dostać od nas przynajmniej podstawowe parametry. Coś jak instrukcję obsługi naszego biznesu. Mówiąc to, mam na myśli przede wszystkim wartości, coś, co my w organizacji wiemy najlepiej, czym charakteryzuje się nasz produkt bądź jaką ma przewagę w stosunku tego co jest na rynku oraz najważniejsze — za co cenią nas klienci.

Żadna osoba z zewnątrz nie powinna tego wymyślać za Was. Jeżeli liczycie, że taka świeża krew przyjdzie i zdefiniuje Wam podstawowe wartości Waszej organizacji, to pamiętajcie — to będą przede wszystkim wartości tej osoby. Niekoniecznie cechy Waszego produktu czy też usługi.

Określ buyer personę

Podstawowym narzędziem pracy, jakie powinien dostać poza wartościami jest zdefiniowanie buyer persony. To przecież my jako właściciele firm i zarządy najlepiej wiemy, kto na rynku najbardziej będzie cenił nasz produkt lub usługę. Kto jej najbardziej potrzebuje, kto najchętniej do tej pory ją kupował oraz co mieliśmy do zaoferowania.

Oczywiście możemy zatrudniać, radzić się i optymalizować te buyer persony w przyszłości. Jeśli jednak nie macie jej zdefiniowanej na starcie, to istnieje bardzo duże ryzyko, że wydacie masę pieniędzy na dyrektora lub handlowca, który zwyczajnie nie zrozumie Waszego biznesu. Przez to wyjdzie z produktem czy usługą do niewłaściwych buyer person, które niekoniecznie będą zainteresowane ich zakupem. Na to można stracić nie dość, że sporo czasu, to jeszcze sporo pieniędzy.

Dowiedz się, w jaki sposób kupuje Twoja buyer persona

Kolejna rzecz, którą powinniśmy wiedzieć, zanim w ogóle zabierzemy się za skalowanie biznesu, to określenie, w jaki sposób buyer persony kupują, czyli jak wygląda ich proces zakupowy. Dowiedzmy się, ile trwa, kto jest w niego zaangażowany i jakiego rodzaju informacji oraz narzędzi potrzebuje taka osoba, aby móc podjąć finalnie pozytywną decyzję o zakupie.

Jeżeli tego nie zdefiniowaliśmy, to istnieje ogromne ryzyko, że przyszły handlowiec będzie sprzedawać „na czuja”. Oddawanie w ręce sprzedawcy tak kluczowych spraw i decyzji powoduje, że wiele firm nie rozwija swojego biznesu. Pomysły rozwojowe okazują się być nietrafione. Przychodzą handlowcy, którym wydaje się, że sprzedają według znanych im procesów i buyer person, które rozumieją. Nie jest to jednak droga do skalowania Waszego biznesu.

Określ jak chcesz, aby wyglądała Twoja sprzedaż

Przydałoby się także zdefiniować, jak chcemy, aby wyglądała nasza sprzedaż. Znaczy to określenie kroków, jakie musimy podejmować, na co my jako firma się zgadzamy, a na co naszej zgodny nie ma. Chcemy, żeby proces sprzedażowy był zdalny, czy aby odbywał się u klienta?

Tego typu rzeczy nie można oddawać w ręce osób, które nie znają Waszego biznesu, ponieważ będą one działały „na czuja”, nie bazując na twardych danych.

Procesy, buyer persona i wartości — jak przygotować firmę do skalowania?

Tylko jak układanie procesów, definiowanie procesów, buyer person oraz wartości wygląda w praktyce? Skąd mamy to wiedzieć koro my jako zarząd czy też właściciele, jesteśmy specjalistami w naszej branży w naszej dziedzinie, ale niekoniecznie w sprzedaży?

Nagminnie spotykam się z wyzwaniem, że właściciele firm zatrudniają dyrektora sprzedaży z nadzieją stworzenia za nich procesów. Absolutnie dobrym pomysłem jest, aby takie osoby budowały szczegóły procesów sprzedażowych, czyli określały wzory, oferty, tworzyły metody prospectingowe, budowały narzędzia takie jak banki pytań oraz decydowały o tym, w jaki sposób powinny wyglądać procesy negocjacyjne od strony operacyjnej i wykonawczej. W jaki sposób powinniśmy przeprowadzać naszego klienta z punktu A do punktu B, czyli z punktu, w którym klient ma jakiś problem do momentu, kiedy podpisuje z nami umowę.

Natomiast taka osoba z zewnątrz, która nie zna Waszego biznesu, produktu i nie siedzi Wam w głowach, nie będzie rozumiała tego, w jaki sposób działacie. Nie zrozumie, jakie Wasz produkt czy też usług przynosi wartości na rynku. Taka osoba nie zbuduje prawidłowych procesów sprzedażowych, które będą swego rodzaju podstawową drogą mówiącą o tym, w jaki sposób jako firma chcielibyście działać.

Dlatego też bardzo często, gdy zabieramy się za rekrutację w HireWise, pierwszą rzeczą, którą rekomendujemy, jest zbudowanie procesu sprzedaży, zbudowanie wartości oraz stworzenie buyer person. Te 3 podstawowe narzędzia nie dość, że pozwolą uniknąć Wam ogromu wydatków, gdyż ominiecie niewłaściwe decyzje dotyczące rekrutacji, to przede wszystkim pozwolą Wam szybciej skalować biznes.

Nie chodzi tu o to, abyśmy nie mając wiedzy o tym jak wygląda sprzedaż musieli zajmować się tworzeniem szablonów maili, czy też budowaniem jakichkolwiek narzędzi prospectingowych lub dotyczących diagnozowania potrzeb klienta. Chodzi o rozrysowanie przyszłym pracownikom pewnej mapy. Wskażmy na niej, jak chcielibyśmy, aby nasza sprzedaż byłą zbudowana, jakie wartości mają za tym stać oraz realizacji, jakich celów oczekujemy? Wyznaczmy podstawowe zasady funkcjonowania sprzedaży.

W jaki sposób się za to zabrać? Oczywiście w internecie znajdziecie mnóstwo fajnych narzędzi. Tutaj odsyłam Was do na pewno świetnie znanego Wam podcastu Szymona Negacza. Znajdziecie tam informacje o budowaniu buyer person, procesów sprzedażowych i tworzeniu wartości w organizacji.

Warto też stworzyć takie narzędzie jak Business Model Canvas. Zabierając się za skalowanie biznesu, dobrze jest poświęcić sporo czasu, usiąść z zespołem (także tym delivery), usiąść nad taką mapą drogową przyszłych handlowców i dyrektora sprzedaży. Im więcej dostaną od Was informacji na temat tego jak chcielibyście, aby ta sprzedaż wyglądała tym będzie to wartościowsze i szybsze do wdrożenia.

Dlaczego najpierw tworzymy proces, a potem zatrudniamy?

Nie ma możliwości zrekrutowania dobrego handlowca, czy też szefa sprzedaży jeżeli nie macie pojęcia, kogo potrzebujecie. Zupełnie inny człowiek jest rekrutowany do organizacji pracującej na krótkich procesach sprzedażowych, a zupełnie inny do długich. Najdłuższy, jaki osobiście znam, trwa 3 lata.

Trochę inne osoby rekrutujemy do firm, w których handlowiec dociera do klientów o niskiej świadomości bólu, albo do takich, którzy po prostu zamiatają swój ból pod dywan i priorytetują inne sprawy. Potrzebujemy kogoś innego, gdy mamy do czynienia z klientami z wysokim poziomem świadomości swojego bólu. Ten ból tak im bardzo doskwiera, że tu i teraz chcą kupić usługę.

Takie procesy sprzedażowe są zwyczajnie łatwiejsze, chociaż z drugiej strony trudniejsze, ponieważ wtedy bardzo często będzie decydować kwestia ceny. Bardzo często klienci są w takich przypadkach mniej cierpliwi.

Patrząc na te 2 przykłady, czyli długość procesów i poziom świadomości klienta, wyobraźmy sobie, że zatrudniamy handlowca czy też dyrektora sprzedaży nie definiując wcześniej kogo i czego tak naprawdę szukamy.

W związku z tym mamy nadzieje znaleźć kogoś z doświadczeniem w zarządzaniu sprzedażą w naszej branży, albo kogoś, kto po prostu w tym segmencie sprzedawał. Wielokrotnie pracując z klientami z tej samej gałęzi biznesu, widziałam diametralnie różne procesy sprzedażowe, metody pracy z klientami i buyer persony. Nie wynika to z różnicy poziomów organizacji. Za każdym razem był to odmienny koncept biznesowy. Zawsze warto jest definiować tego typu rzeczy, a dopiero potem zabierać się za rekrutację właściwego czy to handlowca, czy dyrektora sprzedaży.

Przy rekrutacji, dobieraj handlowca na podstawie potrzebnych Ci kompetencji

Pamiętajcie, że na początku, nowi handlowcy bardzo często pracują na swoich nawykach. Dotyczą one tego jak do tej pory pracowali z klientami. Jeśli pracowali transakcyjnie, to bardzo trudno jest im przestawić się na sprzedaż doradczą. Jeżeli z kolei pracowali w krótkich procesach, to mają tendencję, aby je skracać i mocno naciskać na klienta, w celu jak najszybszego podjęcia decyzji. Nie mają w sobie cierpliwości na przeprowadzenie go przez tę drogę i uzmysłowienie, jaki ma ból. Zamiast przejść z nim przez różnego rodzaju koncepcje, a następnie wyedukować klienta, chcą iść na skróty. Idą na spotkanie, składają ofertę i mówią: „Słuchaj, to jest właściwa cena”.

Jeżeli mamy handlowca pracującego do tej pory na długich procesach sprzedaży, a my chcemy zaprosić go do organizacji, w której te procesy są krótkie, to będzie to handlowiec przeciągający procesy sprzedażowe.

Bardzo ważne jest, aby na etapie rekrutacji, usiąść z handlowcami i zweryfikować, czy mają odpowiednie kompetencje do naszych potrzeb biznesowych. Czy pasują do klientów, z jakimi pracujemy, naszego produktu, tego, w jaki sposób chcielibyśmy docierać do rynku oraz naszych oczekiwań co do współpracy?

Jeśli tego nie stworzymy, to gwarantuje Wam, że handlowiec, dyrektor sprzedaży, przyjdzie i niestety najczęściej będzie tworzyć coś na wzór procesów, w których dotychczas pracowała. Nie chce tu powiedzieć, że dyrektorzy sprzedaży nie potrafią układać procesów, jest wręcz przeciwnie. Natomiast jest to nasz biznes i to my powinniśmy wiedzieć jak ma on wyglądać, jak nasza organizacja ma pracować z klientami i kto w ogóle do tych klientów się zalicza.

Takie fundamenty powinny powstawać, zanim zabierzemy się za tworzenie zespołu. To o czym mówię ma znaczenie nie tylko w momencie kiedy szukamy pierwszego handlowca, ale również gdy próbujemy skalować swój biznes i wychodzić na zupełnie nowe grupy klientów.

Wtedy tak samo jak wcześniej, to jest nasz pomysł, nasze pieniądze wyłożone na inwestycje, aby wejść na nowe rynki i to zawsze jest nasza inwestycja. Nigdy nie jest tak, że pomysł jest bezkosztowy, a skoro tak to powinniśmy dobrze tę inwestycję przekalkulować, zaplanować wewnątrz organizacji. Dopiero potem szukamy właściwych ludzi, którzy będą nas wspierać w realizacji tych zadań.

Co istotne, pytania co pierwsze, proces czy zespół, powinniśmy sobie zadawać również na etapie, kiedy potrzebujemy zoptymalizować procesy sprzedażowe. To, co dzieje się w ostatnich miesiącach na rynku to taka jazda bez trzymanki.

Dynamika zmian jest tak gigantyczna, że niestety wiele firm za tym nie nadąża. Jeżeli jesteśmy na etapie, kiedy musimy znaleźć nowych handlowców dopasowanych to obecnych realiów, którzy będą podążać za tymi zmianami, to pamiętajcie — najpierw proces.

Określcie, co chcecie zmienić, czego oczekujecie od swoich handlowców, dyrektora sprzedaży, a dopiero potem człowiek. W przeciwnym wypadku rekrutacja będzie przypominać grę w totolotka. Jakaś szansa na wygraną jest, nawet na genialnego kandydata, który zmiecie wszystkie procesy i od tej pory Wasz biznes będzie rozwijać się i nigdy więcej nie staniecie przed problemem tworzenia procesów.

Jeżeli jednak zainwestujecie w niewłaściwą osobę, która świetnie sprzeda się na procesie rekrutacji, natomiast może mieć kompetencje niekoniecznie potrzebne w Waszym biznesie to, co wtedy?

Nie oddawajcie swoich biznesów w ręce ryzykownych decyzji. Pamiętajcie, że procesy to coś, co niejednej firmie pozwoliło w sposób uporządkowany rozwijać się i skalować swój biznes.

Tego Wam dzisiaj życzę i zachęcam, abyście zanim wyślecie ogłoszenie na jednym z portali, najpierw usiedli nad kartką i rozrysowali procesy.

Dziękuje Wam bardzo za dzisiaj i do usłyszenia za tydzień.

Cześć.