Jak przygotować Expose, które zaangażuje i zmobilizuje zespół?

Cześć, dzień dobry. Witajcie w kolejnym odcinku podcastu Budowanie Skutecznych Zespołów. Dzisiaj na tapet biorę expose. To jest tak słuchajcie, że jest wiele form wypowiedzi menadżera do zespołu, ale ta jedna jest wyjątkowo szczególna. Zanim jednak o samym expose, pomyślałam, że opowiem Wam pewną historię. Ostatnio miałam okazję pracować z menadżerem, który stanął przed niełatwym zadaniem. Piotr objął swój zespół po poprzedniku, który przez kilka lat uprawiał taki czysty, piękny i niczym nieskażony mikro management. Wykształcił więc taką postawę braku zaufania, więc pierwsze kroki nowego szefa sprzedaży to były rozmowy jeden na jeden z pracownikami i obserwacja ich pracy. Wiecie, wymyślił sobie, że to jest taki dobry moment, że każdego z tych biednych, sfrustrowanych, zdemotywowanych i przestraszonych pracowników wziąć na bok, podpytać go o emocje, podpytać go o uczucia, zapewnić o tym, co się chce zrobić. I tak, w takiej atmosferze jeden na jeden, to będzie najlepszy. Tak przynajmniej sądził. Uznał też, że potrzebuje najpierw zdiagnozować problem, zanim przedstawi rozwiązanie. No i zamiast na nowo otworzyć zespół i na nowo zbudować nowe zasady pracy, wywołał pewne zamieszanie. No bo wiecie, to jest tak, że jest jeden menadżer, pracowników w zespole dwunastu, więc jak pierwszy wchodził, to jedenaścioro siedziało na sali. Ten pierwszy wychodził, wchodził następny. No i tak wyglądało to trochę jak w kolejce do specjalisty, przy czym wiecie, jak to jest w kolejce do specjalisty, a na co pani choruje, a co pani powiedział ostatnio. No i to trochę tak wyglądało. Znaczy każdy przedstawiał na forum te szczątkowe informacje. Rzucał, ja to chyba mogę porównać do puzzli, rzucał puzzle na stolik, no i zespół siedzący przed tym gabinetem ułożył sobie nowe obrazy. Tylko te puzzle do siebie zupełnie nie pasowały. I ten własny obraz sytuacji spowodował, że zespół się jeszcze bardziej zamknął, zespół stracił poczucie bezpieczeństwa i nie zaufał nowemu menadżerowi.

Expose – czy to dobry pomysł na pracę menadżera z zespołem?

To jest słuchajcie jedna z tych sytuacji, kiedy expose powinno być takim podstawowym, najważniejszym narzędziem menadżera. Expose, tak co do zasady, jest narzędziem premiera, które zgodnie z Konstytucją zobowiązany jest do przedstawienia przed sejmem i ma on na to 14 dni od swojego powołania. I to narzędzie dokładnie stąd się wywodzi, wywodzi się ze źródeł politycznych. Często natomiast słyszę, że expose to nie jest najlepszy pomysł pracy menadżera z zespołem i najczęściej menadżerowie zwracają uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze, jakim cudem mam przedstawić swój pomysł na zespół zaraz po wejściu do firmy? Wiecie, przychodzę i tak zaraz po poznaniu firmy i zaraz po przedstawieniu się: dzień dobry jestem Iwona Borawska, to chyba nie jest najlepszy moment, żeby od razu stawiać pewne zasady czy też oczekiwania. No nic bardziej mylnego. Często też słyszę o tym, że dużo lepsze są rozmowy indywidualne, bo dają możliwość poznania pracowników i zbadania reakcji. No to jasne, pod warunkiem, że znajdziecie metody na klonowanie się. Wiecie, tak żeby 11 osób nie siedziało pod waszym gabinetem, tylko żeby ze wszystkimi 11 rozmawiać, nie dając szans na to, że plotka czy też interpretacje pracownicze, zburzą obraz tego, co chcecie przekazywać. Często też słyszę, że rozmowy indywidualne są lepsze, bo one pozwalają dostosować przekaz do odbiorcy. No pewnie jasne, tylko wtedy wiecie o tym, że macie 12, czy tam ile różnych przekazów. Mam nadzieję, że wiecie. Często też słyszę, że rozmowy indywidualne są lepsze, bo pozwalają na zaangażowanie tego rozmówcy i sprawienie, że on lepiej zrozumie, czego my oczekujemy. Tak, jasne, tylko w pierwszym etapie rozmówca najpierw chce wiedzieć o co nam chodzi. No i na sam koniec słyszę często taki argument, że ja nie chcę Iwona wyjść na sztywniaka, bo wiesz, dopiero co przyszłam do tej firmy, no i co, wyjdę na osobę, która się wymądrza przed zespołem i to tak od startu. Nie lepiej zacząć od zbudowania relacji? Kurczę, no właśnie nie.

Tak często to słyszałam i mogłabym podawać Wam jeszcze bez końca różnych argumentów, dlaczego expose to nie jest dobry pomysł. Problem polega na tym, że wszystkie te mity bardzo łatwo jest obalić. Po pierwsze, zespół potrzebuje silnego przywódcy, potrzebuje lidera, potrzebuje kogoś, kto stanie na czele i kto nie będzie się bać powiedzieć, co czuje, co widzi, co chce zrobić i jakie ma wartości, czy też zasady. I to możemy zrobić tylko i wyłącznie, jeżeli jest jeden przekaz do całego zespołu. Po drugie, zespół potrzebuje jednego, spójnego fundamentu. To jest jasne, że będziesz potem rozmawiać na indywidualnych rozmowach ze wszystkimi członkami tego zespołu, ale potrzebują jednego fundamentu, jednego wspólnego przekazu, który dostają wszystkie osoby. Jeżeli go nie dostaną, to nie będzie przestrzeni na to, żeby budować na tym fundamencie dalszy rozwój zespołu, skalowanie biznesu, przeprowadzenie firmy przez zmiany. I jeżeli tego nie ma, to powstaje natomiast przestrzeń na plotki i na rozmowy w stylu: ej, a tobie, co powiedział? No właśnie, zespół potrzebuje także poczuć się zespołem. Jeżeli rozbijasz zespół i bierzesz każdego na indywidualne spytki, no to wiecie, zawsze jest taki strach: kurde, a jak ta osoba coś na mnie nagadała? Więc fajnie jest, jeżeli powstaje pewien fundament i powstaje takie miejsce, gdzie wszyscy jesteście w tym zespole. I kolejna rzecz, wszystkie inne rzeczy, czyli rozmowy o obiekcjach, zaopiekowanie strachu, zaopiekowanie pytań, może zrobić na rozmowach indywidualnych, bo expose wcale nie wyklucza rozmów indywidualnych. Expose jest pierwszym krokiem.

Kiedy warto stosować expose w pracy z zespołem? Przykłady sytuacji

Kiedy warto stosować to narzędzie? W wielu sytuacjach. Pomyślałam, że podzielę się z wami takimi dobrymi praktykami, kiedy ja doradzam różnym moim klientom, czy też znajomym menadżerom rozpoczynanie prac od expose.

Po pierwsze, kiedy obejmują w zarządzanie nowy zespół. I tak naprawdę nie ma znaczenia, czy awansują z tego zespołu i ze specjalisty stają się menadżerami, czy w ogóle pojawiają się jako nowe osoby w organizacji. W momencie, kiedy przejmuję pod zarządzanie zespół, to powinnam powiedzieć, co ja teraz tutaj będę robić, jakie będę miała oczekiwania i czego tak naprawdę chcę.

Po drugie, zawsze wtedy, kiedy wdrażamy istotną zmianę w organizacji. Wchodzisz na nowy rynek, fajnie pogadaj zespołem, zmieniasz zasady systemu prowizyjnego, czy też motywacyjnego, fajnie weź zespół i o tym pogadaj. Wprowadzasz jakiś nowy system, super, też o tym pogadaj. Wiecie, to szczególnie dzisiaj ma istotne znaczenie, dlatego że ludzie boją się nowych narzędzi, bo boją się, że te narzędzia zastąpią ich miejsce pracy, zastąpią ich jako ludzi. Jeżeli coś takiego wprowadzamy, to fajnie jest pokazać zespołowi, że to nie jest tak, że zamierzamy zaraz ich zwolnić. I tutaj taki przykład od paru lat, jak pracuję jako konsultant, jednym z narzędzi, przed którym uciekają handlowcy i go nie lubią, są różnego rodzaju platformy B2B. To jest takie fajne narzędzie, w którym klient może zamawiać, przeglądać swoje zamówienia, oglądać swoje dokumenty, przeglądać historię. Ale handlowcy nie lubią tego narzędzia, dlatego że boją się, że to narzędzie będzie takim narzędziem, które docelowo ma zastąpić ich pracę. I oni wcale nie są ambasadorami wdrożenia takich platform. Warto jest pamiętać, że brak komunikacji i brak zaopiekowania tych emocji, tego strachu właśnie powoduje, że oni są przeciwnikami tych narzędzi.

Kolejna rzecz, expose koniecznie powinno być stosowane wtedy, kiedy na rynku dzieją się niepokojące zjawiska. Jest jakaś recesja, jest duża inflacja, jest tak, że w naszej branży źle się dzieje. Czy w ogóle są złe nastroje polityczno-społeczne. Fajnie jest usiąść i pogadać o tym w zespole, powiedzieć jaki wy macie na to pomysł, co wy z tym zrobicie. Nie ma co uciekać, udawać, że to nas nie dotyczy. Dotyczy nas, bo nawet jeżeli nasza firma świetnie się trzyma, nawet jeżeli my mamy zagwarantowane zamówienia i mamy naprawdę stabilnych klientów, to pamiętajcie, że wasi ludzie nie są odcięci od informacji. Oni potrzebują, żeby ktoś im powiedział, że spokojnie jest dobrze.

Kolejna rzecz, zawsze wtedy, kiedy w zespole pojawia się strach, czy pojawia się jakakolwiek frustracja, wynikająca ze złego stylu zarządzania, wynikająca z jakiś negatywnych, złych zjawisk, wynikająca z pomysłów zarządów, czy też centrali. Zawsze wtedy warto usiąść i po prostu z tym zespołem porozmawiać.

Expose jest także bardzo istotne wtedy, kiedy rozstajemy się z kluczowym lub długoletnim pracownikiem. Bo jeżeli będziemy udawać, że to nas, naszego zespołu nie dotyczy, znaczy wywaliliśmy i to jest nasz problem, co najwyżej tego pracownika, to pamiętajcie, że niestety ci ludzie przedstawiają najczęściej w zespole swoją własną historię. I ta historia zaczyna żyć. Czyli wy tego nie zaopiekujecie, nie zadbacie właściwie o komunikację… Zobaczcie, to wszystko sprowadza się do komunikacji. No to zespół może z tego wyciągnąć niewłaściwe wnioski. A jeden z pierwszych niewłaściwych wniosków jest np. wniosek, kurczę, ja też zaraz pewnie polecę, no to chyba poszukam pracy, bo wiecie, ostatni gasi światło, ja nie chcę być ostatnia, bez sensu.

Kolejna rzecz, to kiedy chcesz przedstawić w zespole zupełnie nowe cele. To jest moment na to, żeby z zespołem o tym po prostu porozmawiać. Wszędzie tam, gdzie mogą pojawić się plotki, frustracja lub brak poczucia bezpieczeństwa, tam jest przestrzeń na to, żeby menadżer stanął przed zespołem i żeby z tym zespołem po prostu porozmawiał.

Expose jako motywująca siła dla zespołu

Expose ma mieć siłę motywującą, a nie pogrążającą. Więc pamiętajcie o tym, że waszą rolą nie jest nikogo ochrzaniać, nie jest wytykać błędy, tylko jest stanąć na czele zespołu i pokazać, słuchajcie, będzie dobrze. Znaczy ja zdaję sobie sprawę, że na początku będzie nie fajnie, zdaję sobie sprawę, że na początku będzie trudno, zdaję sobie sprawę, że musimy się nauczyć pewnych, nowych nawyków, nowych umiejętności, ale ja tutaj jestem i ja będę was wspierać. I zespół musi w to uwierzyć, bo jak wam nie uwierzy, to znaczy to expose najlepsze nie było. Wygłaszając expose budujesz wizerunek osoby wiarygodnej i odpowiedzialnej, takiej, która, kurcze, takiej, która wie, co robi. No i często w trakcie takiego wystąpienia musisz pokazać właściwy kierunek, musisz pokazać drogę. Mimo kryzysu, mimo trudnej sytuacji, musisz pokazać, że masz pomysł na zmianę, że wierzysz głęboko w tę zmianę, bo jeżeli ty w nią nie wierzysz, to nie licz na to, że ktoś inny uwierzy w twoje słowa.

6 kluczowych elementów expose

Budując expose, pamiętajcie o takich sześciu kluczowych elementach.

Pierwszy, to jest pokazanie najistotniejszych informacji. Takie rzeczy jak cel zmiany, jak wizja, jak to co docelowo, do czego dążymy. Wyjaśnij także, z czego wynika ta zmiana. Powiedz, jakie były powody podjęcia decyzji. I powiedz, jakie będą prawdopodobne konsekwencje nie wprowadzenia niczego. Powiedz ludziom, co ich czeka, jakie są korzyści wynikające ze zmiany, ale zarówno te pozytywne rzeczy, jak i nie bój się mówić o negatywach, o negatywnych konsekwencjach zmiany. Bo jeżeli będziesz malować ściany na różowo, no to zespół ci zwyczajnie nie uwierzy. To jest bardzo ważne, żeby być z zespołem szczerym. I ten, słuchajcie, taki punkt, ten pierwszy, kiedy komunikujemy najważniejsze informacje, który z moich doświadczeń budzi najwięcej problemów u menadżerów. No bo jak stanąć przed sfrustrowanym zespołem i jeszcze komunikować im jakąś wizję, prawda? No wszyscy nas wyśmieją, będą przewracać oczami, będą jakieś krzywe uśmiechy robić, siedzieć w telefonach. No i wiecie, to jest te pierwszych kilka sekund, kiedy oni mogą kupić ten nasz przekaz albo nie. Jeżeli szukasz na to odpowiedniego sposobu, jeżeli chcesz poznać metody i narzędzia komunikacyjne, które wspierają menadżerów w przygotowaniu tej wizji i w przygotowaniu komunikacji, to już dzisiaj zapraszam cię na takie szkolenie Machina 3.0. To jest warsztat, w którym zgromadziłam najważniejsze narzędzia i najważniejsze metody zarządzania. I tym warsztatem już niedługo, bo 26 września będę się z wami dzieliła. Później nagranie z całego warsztatu będzie oczywiście dostępne dla osób, które wezmą udział. A więcej informacji znajdziecie na stronie www.sellwise.pl/machina-30. I tam możecie znaleźć więcej informacji o expose. Dosyć dużo będę mówiła. Dobra, mamy pierwszy punkt, powiedzieliśmy o co chodzi, powiedzieliśmy najważniejsze informacje.

No to teraz czas na jakiś plan. Powiedz z krok po kroku, jak to będzie wyglądało, jaki ty masz na to pomysł. No i wiecie, ja bardzo często spotykam się z taką informacją: ale Iwona, wiesz, ja dopiero jestem przed pierwszym kroku, ja nie mam pomysłu, nie mam konkretów. Dobra, fajnie, ale to chociaż pokaż kamienie milowe. Powiedz, co teraz będzie się działo. Po kolei, nie musisz przedstawiać na tym etapie szczegółowego planu. Na tym etapie musisz pokazać zespołowi, że w ogóle masz jakąś koncepcję, co najmniej wstępną.

Punkt trzeci, to jest bardzo ważny element, ponieważ to jest element dotyczący, kontraktu. Powiedz, czego od ludzi oczekujesz, na czym ci zależy, co oni mają robić, jakim zasadom mają się podporządkować, jakie zasady w ogóle będą funkcjonowały. I słuchajcie, jasne zasady to jest w ogóle podstawa prawidłowo funkcjonujących zespołów. Jasne zasady to jest system, co jest dobre, co będziemy nagradzać, ale też informacja o tym, co jest nieakceptowalne. Ja bardzo często słyszę od zespołów, od menadżerów: wiesz Iwona, bo ten pracownik przychodzi codziennie do pracy spóźniony. No dobra, powiedz mi, czy kiedykolwiek ktoś powiedział, jakie są godziny pracy, w jakich godzinach my oczekujemy przyjścia? No, ale tak zawsze było. No dobra, ale czy ktoś powiedział, że mamy regulamin, albo jest taka święta zasada, że wszyscy przychodzą na 9, to jest dla nas ważne, ponieważ… Czy tak po prostu było, zatrudniliśmy nowego człowieka i on się do tego nie stosuje. On siedzi 8 godzin w pracę, ale nie od 9, tylko od 9.30, prawda? Albo na przykład często słyszę, że, nie wiem, pracownicy łamią jakieś zasady dotyczące wychodzenia na lunch poza firmę, albo, nie wiem, nie zgłaszają się na dodatkowe, dodatkowe prace, nie przychodzą z nowymi pomysłami. Ale czy ktoś kiedyś im powiedział, że to jest coś, czego my oczekujemy i to jest dla nas ważne? Czy ktoś, tak wiecie, usiadł z taką osobą i po prostu to zwyczajnie przegadał? No, bo jeżeli ja nie wiem, że coś jest moim obowiązkiem, nie wiem, że to się źle widziane przez mojego przełożonego, słuchajcie, naprawdę nie potrafię czytać w myślach, bardzo bym chciała. Jeżeli ktoś z was zna takie metody, to ja naprawdę zgłaszam się, piszcie, śmiało do mnie, chętnie bym się nauczyła. Nie mam też szklanej kuli, podejrzewam, że większość waszego zespołu, jeśli nie wszyscy, także tych szklanych kul nie posiadają. I to jest tak, że jeżeli jasno i wyraźnie nie powiemy, to jest A, a to jest B, no to trudno będzie ludziom dostosować się do zasad, które tylko ty masz w głowie. I ten kontrakt z zespołem, co jest fajne, a czego my nie chcemy, jest cholernie ważny.

Kolejna kwestia to jest pokazanie ludzkiej twarzy. Podziel się swoimi emocjami. To jest, słuchajcie, takie miejsce, w którym menadżer powinien powiedzieć, na czym mu zależy, co jest dla niego ważne, jakie on ma wartości. Fajnie jeśli pokażę swój emocjonalny stosunek do całej sytuacji. Może podzieli się jakąś historią, w której przekażę, pokażę, że też kiedyś miał obawy, ale z czymś sobie świetnie poradził. To jest ważne miejsce, dlatego że w tym miejscu budujemy wiarygodność. Nie, że przyszedłeś, przyszłaś jako kolejny bad do firmy, który teraz będzie stać i grozić palcem: o ty niedobry, bo nie pracujesz i teraz, nie wiem, pokaż mi, do ilu klientów, dzisiaj zadzwoniłeś, a w ogóle to zaraz zajrzę do twojego GPS-a w samochodzie i zobaczymy, czy to się pokrywa z CRM-em. Tylko pokaż jaka jest twoja rola w tym wszystkim, z czego wynika twoje podejście, jak to się ma do całej zmiany, jaka jest historia twoja. Te historie będą budować twoją wiarygodność.

Kolejna, piąta rzecz, to bądź dostępny, bądź dostępna i przypomnij o tym. Słuchajcie, nie ma gorszego managera, niż manager, który jest tak zapracowany, ale jest tak zapracowany, że nie ma czasu na rozmowę ze swoim zespołem. Bo tak naprawdę ten zespół wcale nie ma wtedy managera. No i ważne jest, żeby manager powiedział, kiedy i jak najlepiej go łapać, kiedy można i jakimi metodami, jakimi narzędziami. Jak pracuję z klientami dosyć często mówię, że jeżeli macie do mnie pilną sprawę, to są dwie metody, na których najlepiej mnie łapać, z czego jedną preferuję, to jest WhatsApp. Dlatego, że mam go też na komputerze, wyświetla mi się komunikat, że dostałam wiadomość, jeżeli jest naprawdę pilne, pilne, to WhatsApp to jest to, ewentualnie SMS, jak ktoś nie korzysta z WhatsAppa. No i teraz, ja wiem o tym, że klienci nie nadużywają tego. Zresztą podobnie mam pewne zasady ustalone ze swoimi zespołami. Jeżeli jest coś ważnego, napisz, to wtedy wiem, że dzieje się coś ważnego. Fajnie jest ustalić sobie taki kod komunikacji w swoim zespole.

No i ostatnia rzecz, słuchajcie, po expose ludzie to trochę tak jak na wyścigach. Bramki się otwierają, no i nie może być tak, że oni teraz: no dobra, ale co my mamy robić? Właśnie, bramki się otwierają i my ruszamy do boju. Ważne jest, żebyś powiedział, powiedziała, jaki jest ten pierwszy krok. Pogadaliśmy, pogadaliśmy no i wiecie, teraz będziemy czekać 3 miesiące, aż się coś zadzieje. Fajnie jest, żeby w twoim expose pojawił się konkretny plan, co ja mam wykonać chwilę po expose. Z podziałem zadań, z podziałem na rolę, ze wskazaniem terminu, ze wskazaniem jakiego rezultatu, efektu się spodziewamy, jeśli chodzi o to działanie. To będzie bardzo ważne, bo to pozwoli ludziom unieść się na tej fali dobrych, pozytywnych, fajnych emocji i silnej motywacji. Jeżeli twoje expose nie zakończy się wezwaniem do działania, tylko będzie takie: no… To cała ta energia, całe to zaangażowanie spowoduje, że po prostu następnego dnia przyklapnie, a 3 dni później to ludzie w ogóle nie będą pamiętali o tym, o czym słuchali.

Jak nie zepsuć expose?

Słuchajcie, expose to jest plan menadżera, a nie dyskusja o zmianach. W związku z tym masz przyjść, pogadać o tym, czego oczekujesz, jak to ma wyglądać, co się będzie działo, jakie masz emocje, bach pierwszy krok, a nie dopuścić do rozmowy i dyskusji o obiekcjach. A ja mam inne zdanie, a ja uważam, że to nie jest najlepszy pomysł… No bo nie chcesz przecież żeby osoby, które najbardziej oporują zabiły twój zmotywowany zespół. Nie chcesz, żeby zabiły twój pomysł na zmotywowanie tego zespołu. W związku z tym nie dopuszczaj do dyskusji na etapie expose.

Druga rzecz, expose to pokazanie siły menadżera, ale ta siła nie może się wyrażać w rozkazach, nakazach i straszeniu. Siłę pokażesz wtedy, kiedy zespół ruszy zaraz po twojej wypowiedzi do działania. Zanim przygotujesz expose, odpowiedz sobie na takie kluczowe pytanie. Jaki masz cel? Co konkretnie chcesz zrealizować dzięki swojemu wystąpieniu?

No i ostatnia rzecz, nie przesadzaj z długością. Jest taki bardzo ciekawy polityk Wayne Morse z Oregonu, który nie przerwalnie przez 22 godziny i 26 minut występował przed senatem USA. No i gwarantuję wam, że zabił większość słuchaczy. Nie zabijaj, proszę. Miej litość dla ludzi.

Za chwilę małe podsumowanie, a ja już teraz trzymam za was kciuki, żeby ten wasz plan i wasz pomysł przekuł się na sukces.