menu

#odcinek 70

Jak wyrwać zespół z kręgu zaległości i pożarów?

Dziś porozmawiamy o czymś, co potrafi skutecznie zabić kreatywność, myślenie strategiczne i rozwój. Zaległości i pożary — bo o nich mowa, angażują niepotrzebnie zasoby, blokują czas zespołów, a przede wszystkim doprowadzają do frustracji, która może uciąć niejedne skrzydła. Porozmawiamy o kilku metodach skutecznego porządkowania kalendarzy. Zapraszam!

Zjedź niżej
i przeczytaj transkrypcję

Wyceń rekrutację

Poszukujesz specjalisty do działu sprzedaży lub marketingu?

Umów się na krótką rozmowę, w czasie której podpowiemy kto będzie pasować do celów Twojej firmy i specyfiki sprzedaży, jak znaleźć te osoby oraz z jakimi kosztami może się to wiązać.

Dzisiejszy odcinek jest dla mnie wyjątkowo ważny, bo tematyka, którą chciałabym z wami poruszyć, jest dosyć mi bliska, ale o tym może za chwilę. Natomiast jak zawsze, źródłem inspiracji były jakieś zewnętrzne impulsy. Tym razem trafiło na Anię. Ania jest 1 z moich klientek konsultingowych. Wspólnie od dłuższego czasu pracujemy nad tym, żeby zbudować i rozwinąć jej zespół sprzedażowy. I to taki moment, to było tuż przed wakacjami, że z Anią za cholerę nie mogłyśmy się skutecznie spotkać, a tak naprawdę to w ogóle nie potrafiłyśmy rozpocząć pracy. I ten czas rozruchu trwał blisko 3 miesiące. Za każdym razem, jak już udawało nam się spotkać, znaczy tak mówiąc brutalnie i dosadnie, ja ją sadzałam na krześle naprzeciwko mnie, żebyśmy coś wypracowały, to ona po pierwsze nerwowo zerkała na swój telefon, bo za chwilę na pewno ktoś zadzwoni, to będzie jakiś bardzo poważny pożar, a po drugie nigdy nie zrobiła żadnej z pracy domowych. Tak, nie zrobiła absolutnie niczego. Nie wdrożyła absolutnie niczego cośmy ustaliły. I chociaż ustalałyśmy sobie plany naprawcze, chociaż kontaktowałyśmy kolejne obszary, to nie mogłyśmy zrobić nawet takiego tyci kroczku naprzód. I przez 3 miesiące miałam takie wrażenie, że ciągle kręcimy się dookoła tego samego pytania, to kiedy my mamy to wszystko zrobić. Bo cały jej zespół to był zespół ludzi, którzy non stop gasili różnego rodzaju pożary wynikające trochę ze struktury organizacyjnej, trochę z tego, że byli organizacją, która dosyć szybko i dynamicznie zaczęła rosnąć, natomiast jeszcze nie zdążyła zatrudnić odpowiedniej ilości specjalistów. I kolejnym problemem było to, że w firmie, o której wam teraz opowiadam, nie ma takiego stricte podziału zadań. To znaczy nawet jeżeli są działy, nawet jeżeli są zespoły, to tam pomiędzy nimi nie ma takiego jasnego podziału odpowiedzialności. I nie blokowały nas tak naprawdę ani złe intencje Ani, ani też to, że ona była negatywnie nastawiona do projektu, bo trzeba było przyznać, że dziewczyna rzeczywiście chciała, ale była cholernie sfrustrowana. I tak żeśmy przekładały ten nasz projekt, przekładałyśmy kolejne warsztaty. Ja patrzyłam na to, jak ona jest obładowana coraz to nowymi zadaniami, obowiązkami i też celami, które ma realizować. Zresztą podobnie zespół. I pomyślałam sobie, że to chyba jest moment, że ja na łamach tego podcastu powiem wam, co można zrobić w sytuacji, kiedy wydaje się, że już nic zrobić więcej nie można. Więc dzisiejszy odcinek podcastu poprowadzi dla was mistrzyni gaszenia pożarów i brania na bary zdecydowanie za dużo niż można zrobić, czyli Iwona Borawska we własnej osobie. Tak, ja mam czasem takie wrażenie, na szczęście już się trochę z tego wyleczyłam, natomiast przez długi czas byłam taką osobą, która brała bardzo dużo i miała dużą trudność w porządkowaniu chaosu i w szacowania swojego czasu. I ponieważ mam sporo doświadczeń w tym zakresie i też sporo wyciągnęłam wniosków, przepracowałam różnych metod i narzędzi, o których wam dzisiaj także powiem, to myślę, że to jest fajny moment na to, żeby taki temat poruszyć na łamach dzisiejszego podcastu.

Dlaczego trudno znaleźć czas na pracę, a potem gasimy pożary

Zacznijmy od tego, że chciałabym, żebyście poznali trochę genezę, dlaczego ludzie mają taką tendencję i w ogóle zespoły do tego, że trudno jest im znaleźć czas na pracę faktyczną, a latają i gaszą pożary czy też latają z tą słynną taczką tak szybko, że nie mają czasu stanąć i jej załadować. Pierwszy powód, tak jak już wspominałam, wynika ze struktury organizacyjnej. Wiele organizacji zwyczajnie popełniło ten błąd, że urośli, ale nie podzielili się zadaniami, nie podzielili się obowiązkami i nie ma takiego jasnego, wyraźnego podziału odpowiedzialności. A jeżeli nie mamy wyraźnego podziału odpowiedzialności, to bardzo często są takie zadania, którymi, uwaga, nikt się nie zajmuje i często są takie zadania, którymi zajmują się równolegle 3-4 zespoły. Dlaczego? Dlatego, że to zadanie wydaje się być fajne, dlatego że akurat im jest efekt tego zadania bardzo potrzebny albo na przykład dzieje się tak, że po prostu ktoś im każe to robić. Uznaje się, że jest to priorytet dla kogoś i może być tak, że kilka osób równolegle pracuje nad tym samym zadaniem. Trochę bez sensu, ale ileż to organizacji widziałam w życiu, które rzeczywiście tak robią. Druga kwestia, dlaczego zespoły w taki sposób pracują. Bo niestety jest tak, że my jako ludzie mają mamy taką tendencję, że jeżeli jest przed nami jakieś takie ciężkie, dla nas personalnie ciężkie zadanie, to mamy taką tendencję odkładania go w czasie i tak trochę na ostatnią chwilę, a potem już ono wyolbrzymia się do czegoś takiego, co bardzo nam utrudnia realizację pozostałych obowiązków. Kolejna kwestia, ja często zauważam, że w organizacjach, które urosły, najwięcej takich zadań, które mogą generować gaszenie pożarów, to są takie zadania, które są na styku różnych działów. Bo jeszcze nikt wyraźnie kreski nie postawił, to to jest miejsce, które generuje po pierwsze frustracje, po drugie konflikty, a po trzecie właśnie takie miejsce, że później okazuje się, że na ostatnią chwilę trzeba coś zrobić, bo termin był 3,5 tygodnia temu. I ostatnia rzecz, która widzę, że generuje taką frustrację i konieczność gaszenia pożarów, to jest to, że pewne zadania nie zostały oprocesowione i co gorsza, nie zostały opomiarowane. To znaczy nikt nigdy nie usiadł i rzetelnie nie przeanalizował, ile do diabła zajmuje przygotowanie oferty, a w związku z tym, ile takich ofert handlowiec jest w stanie przygotować w skali dnia po to, żebyśmy mogli sobie usiąść i powiedzieć okej, dzisiaj już handlowcy przygotowują tak dużo ofert, że najwyższy czas zatrudnić kolejną osobę, dlatego że oni się nie wyrabiają. Natomiast zazwyczaj jest tak, że nie liczy się tego, nie mierzy, nie analizuje, w związku z tym strasznie łatwo jest powiedzieć o tam 1 czy 2 oferty jeszcze dorzucimy i dasz radę. Problem polega na tym, że nie daję rady. A najgorsze jest to, że jeżeli pojawiają się zaległości, ono się przesuwają na kolejny dzień, to to ludzi cholernie frustruje. Znaczy to jest coś takiego, że niestety, ale wiecie, niektórzy ludzie tak mają, że idą spać i nie mogą zasnąć, dlatego że wiedzą, że czeka ich w pracy jakaś tam zaległość.

Czas powiedzieć stop

To już skoro wiemy, dlaczego tak działa, dlaczego tak się dzieje, to spójrzmy sobie na kilka takich praktycznych tipów, co z tym można zrobić. Więc nie uda się to, jeżeli wy jako managerowie nie powiecie po prostu stop w swojej organizacji. Powiedzieć stop to znaczy powiedzieć, że chwila, teraz będzie taki moment, w którym będzie rosła liczba pożarów i będzie rosła sterta zaległości w naszym dziale, bo my w dziale musimy się zamknąć, uporządkować procesy, poprzypisywać sobie pewne zadania. I to jest taki moment, w którym niestety może być tak, że będziemy mniej efektywni, ale jeżeli tego nie zrobimy, to będziemy nieefektywni już do końca życia. Natomiast jeżeli zamkniemy się dzisiaj, dopracujemy procesy, nawet jeżeli zawalimy parę szans sprzedażowych. Jeszcze żaden klient nie umarł od tego, że nie został obsłużony. Mówię to ja, chociaż dla mnie najważniejsza jest jednak obsługa klienta i sprzedaż, ale chcę, żebyście zrozumieli wagę i powagę tego zadania. Jest niestety tak, że dopóki pewnych rzeczy nie naprawicie, to nie ma szans, żeby były naprawione. Ja pamiętam, taki był kiedyś genialny moim zdaniem tekst, jak wyrabiałam sobie pierwsze prawo jazdy i poszłam do urzędu, to były takie słynne czasy. Część osób, która słucha tego podcastu, może nawet nie wiedzieć, że takie czasy były, ale był taki czas, kiedy wdrażano komputery do urzędów, wcześniej wszystko robiono ręcznie, natomiast na tamten moment wdrażano komputery i była zawieszona taka kartka, była dzika kolejka, ile tam ludzi stało, i na tej kartce było napisane, że jest teraz etap wdrażania właśnie systemu informatycznego i z powodu wdrożenia systemu informatycznego czas obsługi pojedynczego klienta będzie wydłużony. I to trochę tak jest. To, co stoi przed wami jako takie wyzwanie, powiesić kartkę, krzyknąć stop, czyli uzmysłowić sobie 1 fajną rzecz. Jeżeli do tej pory nic się w waszej firmie nie zawaliło, to gwarantuję wam, że się nie zawali, nawet jeżeli zamkniecie się na tydzień po to, żeby usprawnić procesy, po to, żeby pewne procesy ponaprawiać, po to, żeby je pospisywać, po to, żeby przyjąć pewne założenia, naprawdę będzie dalej działać. Natomiast to, co jesteście w stanie wypracować efektywnie, jest naprawdę bardzo, ale to bardzo ważne. Biegając cały czas i gasząc pożary, nigdy efektywnie nie zapanujecie nad chaosem w swoim dziale czy w swojej organizacji.

Sprzątanie procesów na styku z innymi działami

Skoro już powiedzieliście stop i skoro już zakomunikowaliście, że bierzecie się za sprzątanie, to ja sugeruję zacząć od sprzątania na styku procesów z innymi działami. Dlatego, że bardzo często, jak spojrzycie na zadania swoich handlowców czy też swojej obsługi klienta, czy też wiem, że słuchają mnie również szefowie działów IT, wiem, że słuchają mnie również szefowie HR, paru innych działów, to dokładnie tak samo jest w waszych działach, jest mnóstwo zadań, które jakby się tak naprawdę racjonalnie zastanowić, to nie wiadomo, dlaczego akurat wy to robicie. I to są takie zadania, które jak najszybciej trzeba wywalić z waszego zespołu i przypisać je do odpowiednich osób i do odpowiednich zespołów, które tym faktycznie powinny się zajmować. Czemu tak? Jest duże prawdopodobieństwo, że jak ktoś by mi dał do wyliczenia podatki, to ja trochę bym się przy tym postresowała i upociła, ale finalnie pewnie bym coś tam wyliczyła. Natomiast pytanie po cholerę, skoro ja się na tym nie znam i mnie jako osobie, która jest w tym słaba, pewnie zajmie to dużo czasu. I dokładnie tak samo jest z zadaniami, które są źle przypisane do pracownika czy do zespołu. To są takie zadania, które powodują, że ci ludzie nie mają szansy zajmować się realnymi działaniami. W przypadku sprzedaży to na przykład jest sprzedaż, która jest cholernie ważna, ale nie mogę sobie sprzedawać, dlatego że muszę w tej chwili wypełniać jakieś tam specyfikacje produktów czy też karty produktów dla klienta. To nie jest zadanie handlowca. Ono go odciąga od rzeczy, która jest dla niego najważniejsza, pozyskiwanie klientów, pozyskiwanie nowych zleceń. I to jest bardzo ważne zadanie przed wami, żeby posprzątać wszystko to, co jest na styku działów.

I pewnie teraz się zastanawiacie, okej, nawet jak ja znajdę i zdiagnozuję takie rzeczy, to co ja mam z tym zrobić. Ja zdaję sobie sprawę, że rozmowy z zarządami czy też rozmowy z właścicielami na temat tego, że my nie chcemy się tym zajmować, to nie są lekkie rozmowy. Bo skoro już coś jest, to po co to zmieniać. Ja jednak mimo wszystko jestem wielką fanką podawania faktów, podawania danych czy podawania liczb. I kiedyś z 1 z moich klientek spisałyśmy sobie, tak najzwyczajniej na świecie, ile czasu w jej zespole zajmują zadania, których handlowcy nie powinni podejmować, bo nie są zadaniami sprzedażowymi. I pokazałyśmy, ile rzeczy handlowiec mógłby w tym czasie zrobić. I tak mocne i bardzo osadzone na faktach argumenty przekonały zarząd w ciągu dosłownie kilku minut. Zachęcam was do tego, żebyście zamiast wybrania się do zarządu pojojczyć, że oj, tak ciężko i w ogóle, to przygotujcie się od strony faktów, ile czasu, jakie zadania konkretne, dlaczego uważacie, że one nie są wasze, dlaczego uważacie, że ktoś inny będzie mieć dużo szybszą możliwość wykonania tego zadania i pokażcie, co jesteście w stanie jako zespół zrobić w tym czasie, jeżeli nie będziecie się zajmować tym zadaniem. Gwarantuję, że to zadziała. Znaczy gwarantować nie mogę niestety, ale myślę, że jeżeli macie racjonalnych szefów, racjonalne zarządy, racjonalnych właścicieli, a wiem, że tacy są w wielu firmach, to dokładnie ten argument będzie działać.

Zmierzenie się ze swoim kalendarzem

Jedziemy dalej. Trzecia rzecz bardzo ważna to jest zmierzenie się ze swoim kalendarzem. Ja bardzo lubię patrzeć, ile czasu, jakie zadanie mnie będzie zajmowało. Dlatego, że 1 z takich tabletek, które na mnie zadziałały, jak miałam taki zwyczaj brania na siebie za dużo, to było to, że każde nowe zadanie, które brałam na siebie, zaczęłam wpisywać sobie do kalendarza, bookując odpowiednią ilość czasu na jego wykonanie. Jak doszłam do momentu, że zaczynam pracować strasznie dużo godzin, tam pojawiają się jakieś zadania, które się kończą w okolicach północy, sobie pomyślałam okej, Borawska, chyba dobrze z tobą nie jest. Ale dobra, jak żeś wzięła, to teraz cierp. Ale skutecznie mnie to oduczyło tego, żeby brać. I myślę sobie, że fajnie jest analizować swój kalendarz właśnie z tej perspektywy.

A druga rzecz, którą też wykonałam z 1 z moich klientek, ten kalendarz, który ma powypełniane konkretne boksy, jest świetnym narzędziem do tego, żeby czyścić swój kalendarz zadań, które nie są właściwe. I tak jakiś czas temu z 1 z moich klientek usiadłyśmy nad jej kalendarzem i zobaczyłam tam taki gigantyczny blok, ze 4 godziny to było, na analizę CV. I zadaję jej pytanie, dlaczego ty analizujesz CV. Ona mówi wiesz, bo tak strasznie dużo ich wpływa, a my teraz rekrutujemy handlowca. Mówię okej, ale dlaczego ty analizujesz CV, które wpływają. Przecież taki wstępny searching może dla ciebie zrobić ktokolwiek w biurze, asystentka, ktokolwiek i dostarczyć ci short listę, nawet oczywiście do dalszej diagnozy, ale ileż czasu marnuje się na analizie CV, które w ogóle nigdy nie powinny przyjść na to stanowisko. I wtedy zapaliła się taka lampka, rzeczywiście. Tak jest z tymi zadaniami w kalendarzu. One dają świetny obraz tego, w jaki sposób pracujemy i czym konkretnie się zajmujemy.

Mierzenie czasu pracy na poszczególne zadania

Do tego, żeby ten kalendarz mógł działać, potrzebna jest jeszcze 1 rzecz, a mianowicie liczenie, mierzenie i takie realne, krytyczne spojrzenie, ile czasu faktycznie zajmie jakieś zadanie. Bo ja bardzo często jak z handlowcami rozmawiam, to są takie odpowiedzi w stylu wydaje mi się. Wydaje mi się, że to potrwa 3 dni. Wydaje mi się, że to potrwa 3 godziny. Wydaje mi się, że to potrwa 2 godziny. I jak zaczynają faktycznie mierzyć, liczyć, sprawdzać, to okazuje się, że te wydaje mi się nie ma absolutnie nic wspólnego z rzeczywistością. Lubię mierzyć i lubię liczyć, dlatego że dzięki temu jestem w stanie faktycznie zaplanować po pierwsze zasoby w swojej strukturze, ale po drugie realnie jestem w stanie ocenić, na ile my możemy coś wykonać, na ile my musimy na przykład przedłużyć jakieś terminy na realizację pewnych rzeczy i na ile możemy zobowiązywać się, czy to wobec klientów, czy to wobec innych działów do tego, co na kiedy zostanie zrealizowane.

Nauka pracy z listami to do i priorytetami

Kolejna rzecz to jest kwestia nauczenia ludzi pracy z listami to do i priorytetami. Jestem wielką fanką, zresztą mówiłam o tym nie raz na łamach tego podcastu, jestem wielką fanką Davida Allena i jego metodologii getting things done. I tam 1 z ważniejszych rzeczy to są właśnie listy to do, 1 lista oczywiście, bo to jest bardzo ważne. Najgorszą rzeczą, którą możecie zrobić, nie popełniajcie tego błędu, stworzyć sobie kilka list to do, 1 w komputerze, 1 w telefonie, 1 na kartce, 1 w kalendarzu papierowym. Tak, już przerabiałam to kiedyś lata temu, więc wiem dzisiaj, że nie robimy w ten sposób. 1 lista, na którą po pierwsze za każdym razem, kiedy pojawia się nowe zadanie, natychmiast wpisujemy to na tą listę i za każdym razem, kiedy to zadanie znika z tej listy, to fajnie jest po prostu je usunąć. Nie ma czegoś takiego, że mam w głowie, dlatego że mam w głowie bardzo często doprowadza do sytuacji, że ludzie o tym zapominają.

Wprowadzenie rutyny pracuję, nie przeszkadzaj

Kolejna rzecz to jest wprowadzenie rutyny pracuję, nie przeszkadzaj. To jest taka genialna rutyna polegająca na tym, że są takie godziny pracy, w których A, nie odbieram telefonu, B, nie czytam Slacka, C, uwaga, będzie straszne to, co powiem, ale trudno, przejdzie mi przez usta, mam nadzieję, że wpadnie do waszych uszu, nie czytam maila. Jest tak, że przecież nie siedzicie 100% czasu przy mailu. Chociażby nawet do tej toalety czy do kuchni po kawę czasami człowiek odchodzi. I co, zawalił się kiedyś świat? Nie zawalił się. I właśnie o to chodzi, że są takie momenty, w których jeżeli usiądziecie i faktycznie skupicie się na pracy, to będzie taki czas, kiedy nikt wam nie będzie przeszkadzać i będziecie zdecydowanie efektywniejsi. Przerobiłyśmy to, tu wam mogę opowiedzieć fajną anegdotę. Przerobiłyśmy to w naszym Hire Wise’owym zespole. Otóż jak dziewczyny nasze realizowały działania searchingowe, czyli szukały kandydatów na LinkedIn’ie, to w tym czasie wydarzało się milion innych rzeczy. Tu ktoś zadzwonił, tu ktoś napisał, tu ktoś przyszedł, tu ktoś wyszedł, tutaj coś trzeba było dodatkowego zrobić, tutaj ja zastukałam na Slacku, bo nie wiedziałam, że one siedzą i aktualnie robią searching. I okazywało się, że ta skuteczność była taka marniusia. Tam wychodziło, że w ciągu półtorej godziny znajdywały 2 osoby, 3 osoby i to nie wynikało z ich braku zaangażowania czy z tego, że siedziały, paplały, piły kawę. Nie. Miałam okazję obserwować, jak pracują i rzeczywiście mogę to z czystym sumieniem powiedzieć, mamy najfajniejszy zespół na świecie, najbardziej zaangażowanych i oddanych pracowników, i takich, którym się chce. To jest fajne, tego rzeczywiście myślę, że niejeden manager może mi zazdrościć. Natomiast wprowadziłyśmy taką zasadę robisz searching, nie zajmuj się innymi rzeczami, wyłączamy pocztę, wyłączamy Slacka, nie działamy na innych narzędziach. Zobaczmy, co się wtedy zadzieje. I gdyby to urosło do 6 osób, to bym powiedziała dobra, tam 100%, ale to tylko 3 osoby, to może. Ale to urosło do jakichś niebotycznych liczb typu 27 osób i to na 1 godzinę. Okazuje się, że rzeczywiście ta skuteczność masakrycznie wzrosła, naprawdę. Czemu tak się dzieje? Przede wszystkim dlatego, że my, jeżeli zajmujemy się jakimś zadaniem i nagle je przerywamy, to wykryło badanie, to nie ma czegoś takiego jak podzielność uwagi. Jest tak, że niektórzy ludzie mają bardzo dużą umiejętność przeskakiwania pomiędzy różnymi komórkami w mózgu, które są aktywne do wykonania tego zadania, czyli jedna komórka teraz robi searching i następna komórka teraz będzie odbierała maila, bo się zajmuje czymś innym. Jest tak, że za różne kwestie, za różne czynności odpowiadają różne części naszego mózgu. Nie ma czegoś takiego, że 2 naraz pracują. To jest jakiś mit. Jest tak, że mamy dużą umiejętność przeskakiwania pomiędzy tymi obszarami I skoro tak jest, to okazuje się, że jedni ludzie mają tę szybkość w przeskakiwaniu, ale jeżeli oderwiemy się na dłuższy moment, to żeby przypomnieć sobie moment, w którym skończyliśmy, to, czym się zajmowaliśmy, o co chodziło, ale do jakiego projektu robiłam ten searching, to jest parę jednak sekund. I sam fakt, że my właśnie potrzebujemy przeskoczyć powoduje, że tracimy masę czasu i ta ilość czasu marnowanego właśnie na to, że my przeskakujemy z jednego wątku na drugi powoduje, że niestety, ale bardzo dużo tracimy w skali całego dnia. Dlatego też u nas w ogóle w całej firmie jest coś takiego jak czerwone godziny. Na Slacku to zaznaczamy. I to jest taki moment uwaga, ja teraz ciężko pracuję, cokolwiek nie robię, ale to jest moment, w którym proszę, nie przeszkadzajcie. Wprowadzamy zasadę wyłączania Outlooka, bo naprawdę nic się nie zadzieje, jeżeli odpiszę na maila za pół godziny czy za godzinę, bo na szczęście nie ratujemy życia, na szczęście nie przeprowadzamy operacji, na szczęście nie pracujemy w policji, w związku z tym nie musimy ratować nikogo. Wykonujemy usługi konsultingowe, wykonujemy usługi rekrutacyjne i to są takie usługi, które naprawdę jak chwilę później, to naprawdę nic się nie stanie. I oczywiście zdaję sobie sprawę z tego, że są takie momenty, które wzmacniają sprzedaż. Na przykład moment, w którym odbieramy czy też telefon od klienta, czy też pierwszego maila tego typowego inboundowego, i do tego są zespoły, do tego są osoby dedykowane, które rzeczywiście są dostępne tylko do tego, żeby być w takim bieżącym kontakcie przez cały czas tego roboczego dnia pracy. Natomiast jeżeli chodzi o specjalistów, włączamy taką metodykę, że to jest mój czas pracy i nie przeszkadzamy sobie tak nawzajem, dlatego że bardzo ważna jest dla nas ta efektywność.

Kosz na wrzutki ma swoje określone godziny otwarcia

Właśnie ta efektywność jeszcze 1 rzecz wymaga, a mianowicie wymaga, żebyście nauczyli całą swoją firmę, że kosz na wrzutki ma swoje określone godziny otwarcia, że to nie jest tak, że można wpaść, zagadać i mi wrzucić kolejną 1, i wyjść. Nie. Ja zapraszam z wyrzutkami, ale w określonych godzinach, dlatego że poza tymi godzinami jestem zajęta innymi sprawami, ani efektywnie nie załatwię twojej sprawy, ani efektywnie nie załatwię innych rzeczy, którymi dzisiaj się zajmuję.

Pracowanie zadaniowo i nieodkładanie rozpoczętych zadań na później

To jedziemy dalej. Kolejna rzecz, to jest bardzo ważne, żeby nauczyć ludzi, pracować zadaniowo, bez odkładania rozpoczętych zadań na potem. Bo to rozpoczęte zadanie powoduje, że potem musimy do tego znowu siąść i zrobić drugi raz tę samą robotę, przypomnieć sobie, ale na czym stanęło, ale co w ogóle trzeba zrobić. Dzisiaj pracujemy w takiej liczbie zadań, pewnie w waszych firmach tak samo, u nas jest tak, że czasami jak dziewczyny mówią mi, przypominają mi o kliencie, o którym rozmawiałyśmy rano, ja muszę przez chwilę się zastanowić, gdzie był problem. Nie dlatego, że ignoruję i nie dlatego, że to nie jest ważne, tylko ta dynamika zadań jest taka, że przede wszystkim nie chcę popełnić żadnego błędu. Dlatego też ja zawsze zachęcam do tego, żeby starać się odkładać tylko i wyłącznie zadania, które mają zrealizowany jakiś etap. Tak, że doszłam do jakiegoś momentu, okej, to w tym miejscu mogę zrobić pauzę, zająć się czymś innym.

Zdefiniuj zadania, których ty i twój zespół nie powinniście wykonywać

I ostatnia rzecz bardzo ważna, zdefiniuj zadania, których ty i twój zespół nie powinniście w ogóle wykonywać. Jest masa takich zadań w organizacji, które należą do grupy, ja ją nazywam wykonałam kawał dobrej nikomu nie potrzebnej roboty. I gdybyście rozejrzeli się po swoich zespołach, ale myślę, że po całej organizacji, to pewnie znajdzie się trochę takich zadań, które zastanawiam się po cholerę to się tak naprawdę robi. Jakiś raport, do którego nikt nie zagląda. Jakieś papiery, które tak naprawdę nikomu nie służą. Jest tego masa. Jest to zupełnie niepotrzebne. I na pytanie, dlaczego ty się tym zajmujesz, ostatnio usłyszałam od 1 z moich klientów taką odpowiedź, nie wiem, kiedyś mi tak kazali, ale nikt nie powiedział, żebym przestała. Fajnie. Więc ja zachęcam do tego, że jeżeli są takie zadania w twoim zespole, to po prostu pójdź i powiedz stop, nie robimy tego, bo to jest totalnie bez sensu.

Zmiana mentalności organizacji

Porządkowanie swojego świata wcale nie jest proste. Po pierwsze dlatego, że to wymaga zatrzymania się i zrozumienia, że naprawdę się nic nie spali, nawet jeżeli przestaniecie latać z sikawką. Po drugie to wymaga ogromnej zmiany pewnej mentalności, dlatego że niestety na to, że takie pożary są i są takie zawalone terminy mają wpływ również nasze zespoły, bo ludzie mają tego tendencję odkładania rzeczy niewygodnych na później. Więc bardzo ważne jest powalczenie z takim podejściem i pokazanie, że to nie chodzi o to, że jak odłożysz, to to nagle jakoś tam czarodziejsko zniknie, tylko przez cały czas, w którym to zadanie jest odłożone, ty się jeszcze bardziej męczysz i stresujesz. To nie jest tak, że odłożyłam, luzik, w ogóle bailando, tylko niestety odłożyłam na bok, ale mentalnie cały czas o tym myślę i cały czas poziom stresu z tego tytułu jest dosyć wysoki. Więc zachęcam do tego, żeby siadać i zastanawiać się, w jaki sposób można się mierzyć z tym zadaniem. Natomiast to, co jest najważniejsze i najtrudniejsze w tym porządkowaniu świata, to przede wszystkim to, że musimy zmienić mentalność całej organizacji, która zupełnie może nie zrozumieć tego, po co to robicie, dlaczego to robicie i co to w ogóle znaczy, żeby wy teraz nie będziecie skakać tak jak do tej pory skakaliście. I to wymaga jednak pracy z zarządami czy to z właścicielami firm nad tym, żeby zrozumieli, że to, że takie działania podejmujecie i to, że będzie kilka najbliższych dni przede wszystkim na porządkowanie, w związku z tym będzie spadek efektywności, robicie po to, żeby uzdrowić całą organizację. Tak naprawdę ja często powtarzam taką rzecz, ciężko jest zreperować silnik, jak się jedzie, szczególnie po autostradzie. I to jest tak, że jeżeli wy jedziecie, tak właśnie realizując jakieś cele, zadania, to to jest taka jazda po autostradzie samochodem, który ma zepsuty silnik. Nie naprawicie tego, jeżeli nie zjedziecie na bok i tego po prostu nie spróbujecie naprawić. To jest moment, że warto zjechać. Trudno, stracicie trochę czasu, ale możecie zyskać bardzo wiele.

Jeżeli chcielibyście pogadać o tym, w jaki sposób podejść do tego tak bardzo konkretnie, od czego uporządkować swój zespół, od czego uporządkować jego zadania, jeżeli chcielibyście zastanowić się nad tym, które zadania w ogóle pasują do waszego zespołu, a które nie, to ja bardzo chętnie o tym porozmawiam. Jest taka fajna strona internetowa www.hirewise.pl, tam możecie się umówić na konsultację.. Pogadamy o tym, w jaki sposób w ogóle strategicznie podejść do realizacji zadań, do podziału zadań, do w ogóle struktury organizacyjnej, do tego, jak mierzyć, analizować zadania i jak wprowadzić taką zdrową kulturę organizacji, w której nie ma takiego gaszenia, tylko jest rzeczywiście fajna, efektywna praca.

spotify_logo

Spotify

youtube_logo

Youtube

itunes_logo

iTunes

Skontaktuj się
z nami

    Bezpośredni kontakt