menu

#odcinek 78

Dyscyplina czy motywacja – czego potrzebuje Twój zespół?

Dziś porozmawiamy o tym, jak utrzymać wydajność zespołu, kiedy motywacja zawodzi. Opowiem Wam, czym jest samodyscyplina i dlaczego czasem jest skuteczniejsza niż motywatory. A na koniec: 10 konkretnych wskazówek dla managerów, jak tę samodyscyplinę wykreować w zespole. Zapraszam!

Zjedź niżej
i przeczytaj transkrypcję

Wyceń rekrutację

Poszukujesz specjalisty do działu sprzedaży lub marketingu?

Umów się na krótką rozmowę, w czasie której podpowiemy kto będzie pasować do celów Twojej firmy i specyfiki sprzedaży, jak znaleźć te osoby oraz z jakimi kosztami może się to wiązać.

Dziś porozmawiamy o tym, jak utrzymać wydajność zespołu, kiedy motywacja zawodzi. Opowiem wam, czym jest samodyscyplina i dlaczego czasem jest skuteczniejsza niż motywatory. A na koniec 10 konkretnych wskazówek dla managerów, jak mogą samodyscyplinę wykreować w zespole. Zapraszam.

Cześć, witajcie w kolejnym odcinku podcastu „Budowanie skutecznych zespołów”. Dzisiaj taki trochę kontrowersyjny temat, bo wzięłam na tapet samodyscyplinę i postanowiłam połączyć ją z motywacją, co jest skuteczniejsze, dlaczego jest skuteczniejsze, a zainspirowała mnie do tego odcinka Mel Robbins, która jest autorką książki „Reguła 5 sekund”. Zacytuję wam świetny kawałek tej książki. Zapomnij o motywacji, to mit. Nie wiem, kiedy wszyscy daliśmy sobie wmówić, że aby się zmienić, musimy czuć zapał albo motywację do działania. To kompletna bzdura. Gdy przyjdzie czas na wzięcie sprawy w swoje ręce, nie poczujesz zmotywowania. Przeciwnie, nie będziesz miał ochoty czegokolwiek robić. Jeśli chcesz coś poprawić w swoim życiu, musisz po prostu ruszyć tyłek. Ja nazywam to siłą płynącą z przełamywania się.

Czym jest motywacja

Właśnie, moi drodzy, dlaczego motywacja nie wystarczy? Przede wszystkim zdefiniujmy sobie słowo motywacja. Dla mnie to jest taki stan pewnej gotowości do tego, aby zrobić pierwszy krok. Pewna ciekawość, pewne zainteresowanie, pewna chęć do działania, która po prostu przejawia się w tym, że ja jestem czymś zainteresowana. Ale aby wytrwać w jakimś działaniu, to tutaj już odpowiada nam za to samodyscyplina, która motywuje nas czasem do tego, co nie jest najprzyjemniejsze. Bo jest tak, że niezależnie od tego, czy mówimy o sferze prywatnej, czy zawodowej, to zazwyczaj jest tak, że pierwszy krok, biorę się za dietę, będę się odchudzać albo będę ćwiczyć swoją formę, to jest takie fajne, to jest takie inspirujące. To wydaje się takie, warto to zrobić. Szukamy sobie zachęt, kupujemy sobie jakieś nowe buty, nowe ciuchy na siłownię. Czytamy o tych siłowniach, szukamy trenera. To się wydaje takie inspirujące. I potem człowiek idzie na tę siłownię czy też cokolwiek innego robi jak dieta i umówmy się ani to przyjemne, przynajmniej na samym początku, jeszcze obarczone bardzo często zakwasami. I to nie jest coś, do czego mamy zapał. To nie jest taka rzecz. Potem jak się wkręcimy, okej, rzeczywiście to fajnie działa. Natomiast na początku potrzeba ogromu dyscypliny.

I teraz spójrzmy na sprawy zawodowe. Jeżeli ja jestem handlowcem, zostałam zatrudniona przez firmę, która oczekuje ode mnie, że będę wykonywała cold calle, dobra, fajnie, mam robić cold calle, ale żeby zrobić skutecznie 1 cold call, to pewnie trzeba wykonać 49 nieudanych, bo wyliczyli w tej naszej firmie, że mamy mniej więcej 2% skuteczności. To oznacza, że ja 49 razy odbiję się od ściany. Ktoś dla mnie będzie niemiły, ktoś mi rzuci słuchawką ktoś mnie zbyje, ktoś mnie zlekceważy, ktoś ze mną nie porozmawia, ktoś będzie dla mnie czasami chamski, bo też i takie mogą być efekty cold calli. Po to, żeby ten 1 telefon był udany. I ja przychodzę do pracy i słyszę dobra, będziemy robić cold calle, będzie fajnie. Tu jest motywacja. Ale w momencie kiedy ja sięgam po słuchawkę i zderzam się z tym pierwszym niemiłym człowiekiem po drugiej stronie słuchawki, to do tego dalej jest potrzebna już jednak samodyscyplina, żeby nie ustać w tych działaniach, żeby mimo wszystko próbować, żeby mieć pewien cel.

I jest generalnie tak, że żadna motywacja nam nie pomoże, jeżeli brakuje nam samodyscypliny. Przede wszystkim dlatego, że te zadania, które my wykonujemy, zanim dojdziemy do perfekcji, zanim osiągniemy jakiekolwiek rezultaty, to ta droga od pierwszego działania do czasu rezultatu jest bardzo często mało przyjemna i bardzo często długa.

Inny przykład to praca w magazynie, gdzie, umówmy się, takie rozpakowywanie paczek jest nudne. Takie zajęcie polegające na tym, że codziennie mamy sprawdzać coś, weryfikować, że mamy ułożyć na odpowiedniej półce, to też wymaga ogromu dyscypliny, żeby mimo że to jest żmudne i nudne zadanie, żeby codziennie sprawdzać i weryfikować, postępować zgodnie z procedurami. I właśnie dlatego ja jestem wielką fanką tego, żeby nie tylko myśleć o motywacji w zespołach, ale też myśleć o samodyscyplinie, czyli o tym, żeby członkowie naszych zespołów, żeby nasi pracownicy po prostu wiedzieli, że czasami, jak to powiedziała Mel Robbins, należy po prostu ruszyć tyłek i należy po prostu działać.

Jak pobudzić samodyscyplinę w zespole

I pytanie, czy my jako managerowie jesteśmy w stanie cokolwiek tutaj zrobić, żeby tę samodyscyplinę w zespole pobudzić, żeby ona rzeczywiście funkcjonowała. Myślę, że tak. I dzisiaj chciałabym z wami przejść przez takich 10 kluczowych zadań, które są dla managera po to, żeby właśnie ta samodyscyplina powstała.

Wiara w to, że to możliwe

Pierwsza rzecz to jest to, że w zespole musi być wiara w to, że to jest w ogóle możliwe. To jest tak, że bardzo często my mamy taką tendencję do tego, że szukamy powodu, a nie sposobu. I w momencie, kiedy widzicie, że w twoim zespole też jest poszukiwanie powodu, a nie sposobu, to gwarantuję ci, że to się po prostu nie uda. To znaczy zespół nie ma szans realizować skutecznie swoich zadań właśnie zgodnie z tym duchem samodyscypliny, jeżeli nie wierzy w efekty, jeżeli nie wierzy w rezultaty. To jest bardzo ważne, żeby wierzyć w rezultat, bo wtedy dodajemy całą parę do tego zadania. Jeżeli nie wierzymy w rezultaty, to po prostu wykonamy zadanie na odwal się. Ja bardzo często mówię handlowcom, że jeżeli nie wierzą w skuteczność cold calla, to nawet niech nie sięgają po słuchawkę, bo my tonem głosu, sposobem mówienia, tym, co powiemy, 100% pokażemy klientowi, że i tak klient ma od nas nic nie kupić. Jeżeli nie wierzymy w jakąkolwiek metodę, to to naprawdę nie ma sensu.

I teraz tak naprawdę najważniejsze zadanie dla managera to jest to, żeby pobudzić tą wiarę, żeby faktycznie ludzie uwierzyli, że jest to możliwe. Uwierzyli nie tylko w sam rezultat, ale uwierzyli również w to, że oni nie odpuszczą. Dlatego, że bardzo często jest tak, że my świetnie siebie tłumaczymy, a bo mnie się to nie udało, bo ja jestem mało konsekwentna w działaniu, a bo ja tak mam zawsze, że ja mam słomiany zapał i zaczynam jakieś studia czy szkolenia i potem mi przechodzi. Jeżeli my w to uwierzymy, to jest szansa na to, że faktycznie te nasze działania nie przynoszą żadnego rezultatu.

Brak zgody na użalanie się

Druga zasada i druga rzecz, która bardzo jest ważna, to jest w ogóle brak zgody na użalanie się i na tłumaczenie w zespole. Ja bardzo często w zespołach spotykam taką rozwijającą się negatywną energię. Ludzie siedzą i dorzucają tam do takiego… stosik jest taki fajny na narzekanie, a bo u nas to nie działa, a bo ten klient jest taki, a bo tamten klient jest jeszcze gorszy. I jeżeli ten stosik za mocno urośnie, to naprawdę nie ma szans na to, żeby była dobra energia, która będzie utrzymywała samodyscyplinę. Bardzo ważną rolą managera jest stopować każde absolutnie najmniejsze próby użalania się, tłumaczenia czy też takiego negatywnego myślenia na forum, że się nie uda. Jeżeli pracownik ma jakiekolwiek wątpliwości albo ma jakikolwiek zjazd energetyczny, zapraszam, pogadamy w 4 oczy. Utrzymujcie to naprawdę jako świętą zasadę. Pilnujcie to w zespołach, że nie ma takiego publicznego na forum demotywowania siebie nawzajem. De facto to tak trochę jest.

Wprowadzanie samodyscypliny małymi krokami

Rzecz 3, bardzo ważna, wprowadzaj samodyscyplinę drobnymi krokami. To jest trochę tak jak jesteśmy świeżo po rozpoczęciu nowego roku i z nowym rokiem bardzo dużo ludzi daje sobie takie postanowienia noworoczne. Schudnę, zacznę prowadzić porządki, ja mogłabym do tego dodać zacznę dbać o kwiaty i będę je regularnie podlewać. Dobra, regularnie je podlewam dlatego, że sobie aplikację na telefonie zainstalowałam, które mi mówi, że dzisiaj jest ten dzień. Dodatkowo nauczę się języka i jeszcze do tego wszystkiego pójdę nam boks albo jakiekolwiek inne zajęcia sportowe. I jest niestety tak, że to dokładnie tak samo wygląda w firmach. To znaczy ludzie, pracownicy są zarzucani ilością rzeczy, które muszą wprowadzić i wdrożyć, i do których muszą się zmotywować i które muszą absolutnie zaistnieć. I to jest tak, że jeżeli tych rzeczy jest tak strasznie dużo, to to nie zadziała. Po prostu nie ma szans zadziałać. To, co bym rekomendowała, to to, żebyście robili to stopniowo, zaczęli od 1 rzeczy, zaczęli od 1 działania, od 1 nawyku, który ukształtujemy. Jak go kształtujemy, to możemy wprowadzać 2 nawyk. Jak go kształtujemy, możemy wprowadzić 3 nawyk. Managerowie, którzy chcą za szybko wprowadzić wszystko naraz, na przykład mówią nie, nasz zespół to tak źle pracuje, to teraz będą rano cold calle, w południe coś tam, potem coś tam, a jeszcze do tego macie uzupełniać wszystko w nowym CRM-ie. To ludzie trochę się gubią i nie potrafią wykształcić żadnego z tych nawyków. Nie będą robić tego w sposób precyzyjny. Samodyscyplina wymaga koncentracji na 1 rzeczy. Jak ją już doprowadzę do nawyku, wtedy mogę wprowadzać następną.

Rezerwacja zasobów i czasu na rzeczy nieplanowane

Kolejna rzecz, bardzo ważne jest to, żebyście rezerwowali czas i zasoby na wszystko to, co jest nieplanowane. Ja zauważyłam, że tak naprawdę to, co nam przeszkadza w samodyscyplinie, to masę takich przeszkadzaczy czy masę takich zadań, które są ad hoc’owe, które są takimi wrzutkami i które są świetnym wykrętem do tego, żebym nie zrobiła tego, co miałam zrobić, co wynika z mojego zadania. Czyli pojawia się nagle masę wrzutek z różnych działów, to ja już dzisiaj nie będę wykonywała cold calli. Nie, to tak nie może być. Cold calle muszą być zarezerwowane na czas 9-10 i wtedy mam ich wykonać X rozmów, natomiast później mam zarezerwowany czas na wrzutki. Mało tego, święta zasada jest taka, że między tą 9 a 10 nic ma nie ma prawa mi przeszkadzać. Dobra, o tym, że nic nie ma prawa przeszkadzać jeszcze trochę pogadamy.

Przegadanie, że nie wszystko będzie przyjemnością

Punkt 5 to jest bardzo ważny punkt, szczerze i otwarcie trzeba przegadać, że nie wszystko będzie przyjemnością. Warto jest pogadać z zespołem właśnie o tym, że mogą się zdarzyć takie sytuacje, że niestety, ale ten klient będzie dla was niemiły, mogą się zdarzyć takie sytuacje, że pewne zadania będą dla was nudne i monotonne, mogą się zdarzyć dla was takie sytuacje, że coś wyda wam się bezsensowne. Natomiast z punktu widzenia organizacji to jest strasznie ważne. I jeżeli opowiecie o tym, dlaczego to jest ważne w waszej organizacji i dlaczego my jako organizacja oczekujemy tego od pracowników, żeby to robili, to będzie dużo większe zrozumienie. Nie oczekujcie od takiego pracownika, że on będzie super przeszczęśliwy, że wykonuje monotonne, nudne zadanie czy też zadania, które się wiążą z tym, że po prostu dostanie od kogoś opieprz, bo to nie jest najmilsze na świecie. Natomiast jeżeli powiecie, dlaczego to jest ważne, jeżeli z pracownikiem przegadacie to, jeżeli on będzie mieć pełne zrozumienie dla całej sytuacji, to jest zwiększa szanse na to, że będzie utrzymywać tą dyscyplinę pracy.

Zakładanie pesymistycznych scenariuszy

Zasada 6, zakładajcie pesymistyczne scenariusze. Bardzo ważne jest to, żebyście mieli świadomość, że nie da rady osiągnąć 100% efektywności. Jeżeli zakładamy, że ten pracownik na magazynie będzie 100% mieć skuteczność, czyli popełni zero błędów, to to jest trochę nie fair, bo to jest często niemożliwe. Jeżeli założycie, że na 100 wykonanych telefonów cold calowych wszystkie 100 będą telefonami, które będą udane, to to też jest to niemożliwe. Ja jednak uważam, że należy założyć taki scenariusz, który daje ludziom prawo do błędu. I to nie jest tak, że jak oni popełnią błąd, to ja machnę ręką i powiem trudno, tylko ja im powiem, że jest tak, że przy tej pracy będą się wam zdarzać błędy i najczęściej jest to błąd na poziomie iluś tam procent, to oznacza, że do tylu klientów, jak się dodzwonicie, to oni nie odbiorą albo powiedzą wam nie, dziękuję, to oznacza, że wysyłając paczki, możecie się pomylić o tyle. Czyli żebym ja nie miała takiej presji i noża przy gardle, że to mnie zabiją, jak się pomylę. To jest bardzo ważne, żeby pokazać wszystkim, że my oczywiście szukamy sposobu na to, żeby zmniejszyć tę liczbę błędów czy też liczbę nieefektywnych działań, natomiast naszym celem na dzisiaj jest to, żeby w ogóle wprowadzić tego typu zadania w nawyki, żeby one się systematycznie i regularnie pojawiały. Bo to, na czym cierpi wiele zespołów, to jest brak regularności, a nie to, że popełniam błędy.

Analiza błędów i wnioski na przyszłość

Dobra, jedziemy dalej. 7 rzecz, analizujcie błędy i wyciągajcie wnioski na przyszłość. Piszcie plany awaryjne. Tutaj chodzi o to, że jeżeli już popełniamy jakieś błędy, to siadajmy, zastanawiajmy się, co my z nimi mogliśmy zrobić, dlaczego one powstały i co możemy na przyszłość zrealizować, żeby tak się nie zadziało. I nawet jeżeli to nie są typowe błędy, czyli na przykład z tą skutecznością telefonów cold calli, tam trudno jest mówić o błędach. Po prostu część klientów może nie chcieć. To usiądźmy i zastanówmy się, co możemy powiedzieć, jak mimo wszystko możemy zainspirować tych klientów, żeby chociaż weszli z nami w dialog. Bo to, że klient na celu mówi nie, dziękuję, to nie znaczy, że on nie chce kupić. To znaczy, że on nie chce, żebyśmy my mu sprzedawali. To jest bardzo duża różnica.

Pełne skupienie i brak rozpraszaczy

Jedziemy dalej. 100% skupienia przy realizacji zadań i zero rozpraszaczy. Ja bardzo lubię jak przy ważnych zadaniach, takich, które wymagają dyscypliny, wyłączone są maile, wyciszone są telefony, a wszyscy w firmie wiedzą, że do tego działu w tych godzinach po prostu się nie pisze i nie przychodzi. Dlaczego tak? Dlatego, że bardzo siada skuteczność, jeżeli tego nie jesteśmy w stanie pilnować i realizować. Na samym początku funkcjonowania HireWise robiliśmy tak, że mieliśmy, tak jak dzisiaj zresztą, dosyć dużo kandydatów pozyskiwanych z searchingu na LinkedIn’ie. I było tak, że były takie godziny, że w ciągu godziny czy nawet w ciągu 2 godzin z searchingu znajdowanych było 1 kandydat, 2 kandydatów, czasem 3 kandydatów. I ja zachodziłam w głowę, jakim cudem 3 osoby w ciągu godziny czy nawet w ciągu 2 godzin, to w ogóle mi się wydawało niemożliwe, ale jak to się dzieje. Przecież ludzi na LinkedIn’ie jest tak strasznie dużo. Jak to się dzieje, że jesteśmy w stanie napisać tylko do 3 osób. I kiedyś poprosiłam rekruterkę, która wówczas pracowała, o to, żeby usiadła przy komputerze i pokazała mi, jak ona działa, jak ona szuka tych kandydatów i jak to się dzieje. Ja się połączę z jej ekranem na Temsie i będę po prostu patrzyć. Ma nic nie mówić, ma po prostu działać tak jak działa normalnie. I wtedy ponad 30 osób w ciągu godziny zostało znalezione. I ja zobaczyłam dużą różnicę pomiędzy 3 a 30. Nie wiem, czy wy ją czujecie i widzicie. Tu jest 3 i tu jest 30. I zadałam takie pytanie, co się takiego zadziało. I ona mi szczerze i uczciwie powiedziała, że to jest tak, że jeżeli klient zadzwoni, przy tobie nie odebrałam, odłożyłam telefon na bok i rzeczywiście nie odbierałam albo czasami się zdarza, że kandydaci dzwonią, albo czasami jest tak, że maila dostaję, to ja wyłączyłam sobie ten ekran, gdzie robię searching i zaglądałam na maila. Ja mówię widzisz jak strasznie siada twoja efektywność wtedy w tych zadaniach, które dla mnie na tu i teraz są najważniejsze, dlatego że są górą lejka rekrutacyjnego. I to jest ogromnie ważne, żebyście wy w swoim zespole, jeśli wprowadzacie dyscyplinę jakiegoś działania, ustalili, że nie ma. Przez 1 godzinę naprawdę nic się nie zawali. Nic się, absolutnie, żaden kontrakt nie rozwali. A jeżeli się rozwali, to gwarantuję wam i tak by się rozwalił, niezależnie od tego, czy by ten handlowiec, czy by ten pracownik odebrał telefon, czy nie. Ustalcie sobie jakieś takie zasady, które są dla was zdrowe i bezpieczne. Jeżeli chcielibyście pogadać o tym, jak je zrobić, czyli jak w ogóle wprowadzić takie, my to nazywamy w ogóle w organizacji czerwonymi godzinami, to są takie godziny, w których w ogóle w zespołach sobie nawzajem nie przeszkadzamy, to są godziny, kiedy ze nasze zespoły po prostu potrzebują takiego dużego skupienia, dużego przełożenia i przyjrzenia się pracy, to zachęcam was do tego, żebyście dali znać. Wejdźcie na stronę www.hirewise.pl, tam możecie się umówić ze mną na bezpłatną konsultację. Trochę o tym wam powiem, jak takie czerwone godziny wprowadzić, jak w ogóle wprowadzić zasady, jak to egzekwować, żeby rzeczywiście pracownicy to stosowali.

Dzielenie zadania na mniejsze części

Dobra, punkt 9, bardzo ważny również, to jest tak, że na mniejsze bloki czasowe bardzo ważne jest, żeby dzielić każde zadanie. Jeżeli jest tak, że mamy bardzo ważne zadanie, które potrwa 3 tygodnie, to zastanówcie się, jaki jest pierwszy krok i jaki jest kolejny krok. I to, co jest też bardzo ważne, to podział całej doby, przesadziłam, podział całych 8 godzin pracownika na mniejsze bloki czasowe i takie uporządkowanie tego co, on ma faktycznie robić. Jeżeli jest tak, że ma sprzedawać, to okej, to znaczy co ma sprzedawać, ile ma sprzedawać, kiedy ma wykonywać telefony, a kiedy ma takie bloki, które są przygotowane na przygotowywanie ofert. Jeżeli to jest zmienne, jeżeli to jest płynne, ja generalnie stosuję taką świetną zasadę, zresztą wprowadzam ją bardzo często w moich klientów, działanie na Outlooku czy na jakimkolwiek innym kalendarzu. To znaczy jeżeli ja mam zadanie do wykonania, wiem, że we wtorek będę przygotowywała ofertę i wiem, że średnio zajmuje mi takie przygotowanie 1 godzinę, to ja już dzisiaj powinnam zarezerwować sobie na ten dzień 1 godzinę na przygotowanie oferty. Jeżeli mam zadzwonić do jakiegoś klienta i wiem, że tam będzie dłuższa rozmowa niż 5 minut, tylko to będzie wymagało pewnie z pół godziny czasu, to ja już dzisiaj wrzucam sobie blok półgodzinny na wykonanie telefonu i na porozmawianie z klientem. Czemu tak? Dlatego, że niestety ten dzień ma tylko 8 godzin. Jeżeli nie nauczycie w swoich zespołach, nie nauczycie ludzi takiej dyscypliny czasowej, że na wszystko rezerwujemy czas, to niestety będą ludzie, którzy będą mieli tendencję przeszacowania swoich możliwości. Oni napychają sobie w tych kalendarzach tyle zadań, w ogóle ta lista to do jest o ho, ho i jeszcze więcej punktów ma, a efekt jest niestety taki, że oni codziennie te swoje to do przepisują na kolejny dzień, bo sorry, dzisiaj już nie zdążyli, było tyle zadań. I teraz jeżeli ja wiem, że mój pracownik ma tyle to do i jeżeli ja wiem, że jest ciężko z jego kalendarzem, to ja nie mogę liczyć na to, że on te zadania, które wymagają dyscypliny, czyli te, które są ani nieprzyjemne, jeszcze do tego wszystkiego jesteśmy na etapie nauki ich, to on ich nie wykona, bo one będą na liście priorytetów na absolutnie ostatnim punkcie. Pamiętajcie o tym, że takie dobre szacowanie kalendarzy jest podstawą do tego, żeby efektywnie wprowadzić samodyscyplinę. I bardzo ważna rzecz, wprowadźcie rytuał celebracji sukcesu. I to nie chodzi o to, żeby zawiesić dzwon w firmie i dzwonić za każdym razem, kiedy komuś coś się fajnego wydarzy, czy sprzeda albo cokolwiek, tylko to jest czasami zwykła pochwała, a czasami jeżeli są to większe sukcesy, to na przykład świętowanie ich przy wspólnej pizzy czy świętowanie ich przy wspólnym cieście. To jest absolutnie super. Znaczy jeżeli zobaczycie, że wasze zespoły faktycznie realizują te zadania, które wymagały dyscypliny, jeżeli robią to coraz lepiej, są coraz skuteczniejsi, mają mniej oporów i mniej barier przed wykonywaniem takich działań, które są dla nich mało przyjemne, to naprawdę zobaczycie, że warto jest te sukcesy w jakiś sposób celebrować. I ja zachęcam jednak przez żołądek do serca, czyli jakaś pizza, jakiekolwiek ciasto albo coś takiego fajnego, co właśnie pokaże im, że możemy przy okazji usiąść, wyluzować na parę minut, pośmiać się, pogadać i przy okazji jeszcze zbudować fajną atmosferę

spotify_logo

Spotify

youtube_logo

Youtube

itunes_logo

iTunes

Skontaktuj się
z nami

    Bezpośredni kontakt