Jak zbudować efektywny zespół?

Witajcie w kolejnym odcinku podcastu „Budowanie Skutecznych Zespołów”. Opowiadam Wam o zespołach, o tym jak zatrudniać dyrektora sprzedaży i jakie kompetencje powinien mieć. Poruszyliśmy też temat umiejętności handlowców oraz to, w jaki sposób muszą pracować, aby robić to efektywniej. Właśnie zdałem sobie sprawę, że jeszcze nie omówiliśmy tematu z tytułu odcinka. W związku z tym dzisiaj odpowiemy sobie na pytanie: jak zbudować efektywny zespół?

Ileż to dyrektorów sprzedaży marzy o współpracującym ze sobą zespole. Zgodnie z zasadą starej szkoły matematycznej, gdzie 1 + 1 daje 3, chcą, aby właśnie tak funkcjonowały ich teamy. Aby się wspierali, dzielili informacjami i w momencie, gdy przychodzi nowy kolega bądź koleżanka do zespołu z chęcią go wdrażali.

Niestety codzienność wielu działów jest inna. Każdy kryje po szufladach swoje materiały, a gdy przeczyta coś w internecie lub pójdzie na szkolenie, to absolutnie nie pochwali się swoją wiedzą kolegom. W końcu to on chce być najlepszy i w związku z tym nie dzieli się swoim know-how. Jeśli wypracuje jakiekolwiek narzędzia, metody, formularze czy cokolwiek to będzie to tylko jego. No bo przecież skoro to stworzył to dlaczego ma się tym dzielić z innymi? Oni kiedyś też sobie wypracują, prawda?

Efektem jest brak symbiozy, synergii, ducha zespołu i wspólnych chwil pracy nad stworzeniem czegoś dla firmy. Moje podejście do działów sprzedaży jest takie, że handlowiec nie tworzy czegoś dla siebie. Jeżeli zatrudnia mnie jakaś firma, to tworzę dla niej. Wszystko, co robię w czasie pracy z klientem, to praca dla niego. Do takiego podejścia Was zachęcam.

Pojawi się tutaj pewnie wiele oburzonych osób myślących: „No tak, ale firma musi być wobec mnie uczciwa, abym ja się dzielił swoim know-how”. Moi drodzy, mówię tylko i wyłącznie o właśnie takich organizacjach. Z innymi nie współpracuję. Dlatego mam nadzieję, że każdy z Was do w swojej karierze zawodowej do takiej trafi.

Opowiem Wam dzisiaj kilka historii z przeszłości. Jak już mówiłam, wiele tych odcinków powstaje na podstawie moich życiowych obserwacji.

Czy rywalizacja to dobre źródło motywacji?

Pierwsza scena miała miejsce w typowym zespole 360, czyli zajmowali się zarówno sprzedażą delivery jak i byli handlowcami. Dodatkowo dochodził też account management. Była to dosyć duża korporacja międzynarodowa i co za tym idzie, znana firma.

Nagle prezes organizacji na Polskę wpadł na genialny pomysł zwiększenia działu sprzedaży o cały zespół pochodzący od konkurencji. W związku z tym do starego zespołu dołączył cały team przeciwnej firmy. Zaczęła się wojna podjazdowa starzy vs nowi.

Każdy z nich miał inną kulturę pracy i sposób działania, a prezes zacierał ręce, ponieważ myślał, że teraz jedni przed drugimi będą się chcieli wykazać. Niestety oni nie mieli zamiaru tego robić. Zamiast tego prowadzili trochę przedszkolne zabawy. Działali na zasadzie: zobaczymy, kto zrobi gorszą rzecz i na kogo pani nakrzyczy najbardziej.

Postanowili sobie dokuczać przez włączanie muzyki w open space. Finał tej historii chyba zdziwił każdego, kto o niej kiedykolwiek słyszał. Po licznych kłótniach jedna z dziewczyn ze starego zespołu nie wytrzymała i trzymając długopis, rzuciła się na wielki, piękny kwiat dźgając go.

Dopiero to wszystkich obudziło. Złapali się za głowy z myślą, o co w ogóle chodzi. Niestety chodzi o to, że menadżer nie zapanował nad konfliktem. Jednym z najczęstszych błędów przełożonych jest wywoływanie konfliktu i cieszenie się, że ludzie będą ze sobą rywalizować. Owszem tak się stanie, tylko nie o Twoje względy, ani kto zrobi lepszy wynik dla firmy lub zespołu. Oni wezmą zabawki, pójdą do piaskownicy i najzwyczajniej w świecie będą sypać się piachem po oczach.

Czasem dostaną tylko oni, ale najczęściej trafią też w klienta, pozostałych współpracowników i dostawców. To naprawdę nie jest właściwa metoda.

Dlaczego zespoły sprzedażowe nie współpracują?

Wynika to z tego, że w większości zespołów wynik i cel postawiony jest indywidualnie, bo przecież chodzi o to, aby handlowiec sprzedał. Spójrz na Twój system motywacyjny i sprawdź, co on wspiera. Nagradza za pracę zespołową czy wyniki indywidualne? Jeśli gloryfikuje to drugie, to czemu pracownik ma się w ogóle starać dla innych? Po co miałby wspierać swoich kolegów? Oczywiste jest, że tego nie zrobi, ponieważ nie za to jest nagradzany.

Skoro wspólny cel to coś, co będzie budowało atmosferę, to czy są jeszcze jakieś sposoby jej wypracowania? Otóż tak. Bardzo ważne jest, aby zespół sobie ufał. Składniki zaufania budujemy na 3 filarach.

1. Zaufanie oparte na informacjach, które posiadamy. Posiadam pewną wiedzę i doświadczenie, informację o tym jak zespół funkcjonuje i jestem przekonana, że jeżeli podzielę się z innymi swoim materiałem, to ci ludzie nie przypiszą sobie jego autorstwa.

1. Zaufanie oparte na szacunku. Jeżeli jako członek zespołu jestem szanowana, a moja praca jest doceniana, to dużo łatwej na takim filarze zbudować zaufanie.

1. Zaufanie oparte na identyfikacji. Dużo prościej jest nam pracować w choć trochę podobnym do nas zespole. Jeśli z innymi łączy nas styl pracy, komunikacji, doświadczenia, a czasem nawet sytuacja życiowa, to dużo łatwiej będzie nam zbudować wzajemne zaufanie. Z drugiej strony przy mieszance różnych charakterów, współpraca będzie bardzo trudna.

Tożsamość

Jeżeli mamy zespół sprzedażowy, to powinien on się ze sobą identyfikować. Musimy zadbać, aby miał jak najwięcej cech wspólnych i był skupiony wokół jednej konkretnej wizji. Fajnie też, jeśli mógłby pracować w jednym miejscu. W przypadku braku takiej możliwości zorganizujmy zespołowi wspólne spotkania, niekoniecznie biznesowe.

Tożsamość zespołu możemy też zbudować na elementach wizualnych. Znam firmę, która postanowiła wprowadzić maskotkę do swojego zespołu. Sama maskotka jest już pewnym elementem tożsamości całego działu sprzedaży.

Komunikacja

Z komunikacją jest tak, że jeśli działa, to jej nie zauważamy, jednak gdy raptem przestaje, to wychodzi na wierzch, jak duży wpływ ma na szereg aspektów organizacji. Jeżeli zespół nie jest dobrze skomunikowany, to ja, jako członek zespołu sprzedażowego, nie mam pojęcia co dzieje się w firmie, ani jakie planowane są zmiany, nie wiem, czy jest dobrze, czy źle oraz nie mam informacji na temat tego jak funkcjonuje.

Załóżmy, że jestem pracownikiem firmy produkcyjnej. Nie mam wtedy informacji na temat funkcjonowania produkcji. Powstają plotki, które potem stają się informacją. Ta z kolei w pewnym momencie nabiera takiej mocy, że staje się wręcz faktem. Bardzo ważne jest, aby informować w zespole o wszystkich istotnych rzeczach. Im więcej jako menadżerowie będziecie komunikowali, tym lepiej będzie funkcjonował Wasz zespół.

Dojrzałość emocjonalna.

Nagminnie w zespołach sprzedażowych pozwalamy na żarty i żarciki. Wiecie, odchodzę od komputera, nie zablokowałam ekranu, więc jest ogólne przyzwolenie, aby na moim Facebooku napisać jakiś głupi tekst. Podobnie na LinkedInie i wszędzie indziej.

Niestety w przypadku zespołów sprzedażowych, tego typu elementy są podbijane przez rywalizacje. Bo przecież zespół musi się rozgrzewać jak te harcerki, prawda? Stać w boksie i być gotowym do biegu.

Dojrzałość emocjonalna jest niestety blokowana przez takie zachowania. Te z kolei wprowadzają konflikt w zespole i ograniczają poczucie bezpieczeństwa. Pamiętajmy, że konflikt w zespole to coś bardzo naturalnego. Od czasu do czasu musi w nim wystąpić. Nie da się stworzyć teamu, w którym nigdy do niego nie dojdzie.

Słowo konflikt samo w sobie nie jest złe, ponieważ rodzi zmiany. Gdyby nie on, to wszystko stałoby w miejscu. Od nas zależy, w którą stronę ten konflikt pójdzie. Możemy go zatrzymać i przekształcić w coś pozytywnego, lub dać się rozwijać w negatywną stronę. To wszystko jest uzależnione od dojrzałości emocjonalnej, nawet nie samych handlowców, ale menadżerów.

Jasne zasady

Przyjechałam kiedyś do pewnej firmy, która jest z branży finansowej. Szefem był tam młody chłopak, bardzo sympatyczny. W swoim zespole miał 4 panie. Były od niego ze 2 razy starsze. Najzabawniejsze w tym wszystkim jest to, że chłopak zwracał się do nich per pani, a z innymi członkami zespołu był na ty.

Rozmawiałam z tymi kobietami i zapytałam, jak one się z tym czują. Otóż czuły się bardzo mocno zdystansowane. Miały wrażenie, że nie są takimi członkami zespołu jak reszta.

Jestem wielką fanką rozwiązania, że wszyscy na każdym poziomie powinni być traktowani w bardzo podobny sposób. Nie może być tak, że jednym się należy a innym nie. Jeśli pozwalamy wyjść komuś na zewnątrz na lunch, to cała reszta pracowników też powinna mieć taką możliwość. Tu znowu przypomina mi się historia kiedy to do pewnej firmy została zatrudniona dziewczyna, która robiła rewelacyjne wyniki sprzedażowe.

Miała dar, pochodziła z branży, posiadała mnóstwo kontaktów i w bardzo krótkim czasie zaczęła realizować ponad 50% wyniku sprzedażowego całego zespołu. Mając poczucie, jak silną jest zawodniczką w zespole, postanowiła, ujmując to dyplomatycznie, nie specjalnie stosować się do panujących zasad.

Na spotkania zawodowe potrafiła wejść mocno spóźniona, a na pytanie przełożonego, o powód, mówiła, że nie ma czasu na bzdury. Używała przy tym nieco bardziej dosadnego języka.

Pokazywała wszem i wobec, że nic nie musi, bo skoro robi wynik, to mogą ją pocałować nieco niżej kręgosłupa.

Niestety, jest to coś, co w wielu firmach mocno się ujawnia. W zespole są lepsi i gorsi i to jest fajne. Pamiętajcie, że jeżeli macie super zawodnika i nie potraficie zarządzać jego pracą, zachowaniem i postawą, to niestety pozostali pracownicy nie przejmą po nim dobrych wzorców. Nie zaczną sprzedawać lepiej, natomiast zaczną zauważać, że przecież można się spóźniać do pracy.

Często jestem pytana przez właścicieli firm, czy też szefów sprzedaży co z taką osobą zrobić.

Jest jedna prosta zasada. Nie nazywajmy jej członkiem zespołu handlowego. Moim zdaniem powinno się takiej osobie powiedzieć: „Słuchaj, jesteś świetnym handlowcem i indywidualistą. Mam dla Ciebie propozycję. Chciałabym, abyś była partnerem naszej firmy”. Oznacza to wykluczenie tej osoby poza organizację, inną metodę rozliczania i nazwanie jej stanowiska trochę inaczej. Dzięki temu uratujecie wyniki, które będzie ona robiła oraz zespół.

Prawo do błędów

Podstawowy problem wielu zespołów polega na braku chęci dzielenia się informacjami. Pracownicy nie chcą pokazać reszcie, że czegoś nie wiedzą lub nie potrafią. Po co mają się narażać na ośmieszenie i obgadywanie, albo nie daj boże wyciągnięcie na forum. To, co bardzo mocno kieruje takie zachowania to brak prawa do błędu.

Zachęcam Was do wspólnej pracy nad wynikiem, ale też nad jego brakiem. W wielu zespołach wprowadzamy PDCA, aby potrafili wyciągnąć wnioski i proponować różnego rodzaju rozwiązania naprawcze, w sytuacji kiedy coś nie działa.

Świetny moment to przy tablicy, podczas spotkania PDCA, pozwolić zespołowi spojrzeć na wyniki jako na ich wspólną pracę oraz zastanowić się razem nad konkretnymi działaniami i problemami całego teamu. Dzięki temu będziemy mogli podpowiedzieć poszczególnym osobom jak poprawić ich pracę.

Jest to fajny moment, w którym ten zespół faktycznie może pracować efektywnie i nawzajem się od siebie uczyć.

Co zabija zespół sprzedażowy?

5 najczęściej spotykanych przeze mnie kilerów w różnych organizacjach, to:

1. System motywacyjny nagradzający pracę indywidualną, a negujący pracę zespołową
2. Zasada i podziały na równych i równiejszych
3. Dopuszczenie do plotek wynikających z braku komunikacji
4. Zamiatanie konfliktów pod dywan
5. Konfrontacja szefa z problemami i niepożądanymi zachowaniami.