Rekrutacja specjalisty ds. kadr i płac

Własny specjalista ds. kadr i płac zaczyna się opłacać wtedy, gdy firma potrzebuje czegoś więcej niż samo rozliczanie dokumentów przez biuro rachunkowe. Gdy rośnie liczba pracowników, pojawiają się zwolnienia lekarskie, umowy cywilnoprawne, zmiany w przebiegu pracy czy rozwiązywanie umów – potrzebna jest osoba, która na bieżąco prowadzi pełną dokumentację kadrową, pilnuje terminów oraz zna praktyczny zakres prawa pracy.

To moment, w którym warto mieć kogoś na miejscu, kto samodzielnie odpowiada za prowadzenie akt osobowych pracowników, rozliczanie czasu pracy, przygotowywanie dokumentów oraz reagowanie na sytuacje, których biuro rachunkowe po prostu nie obsługuje.

Najczęściej jest to kompleksowa obsługa kadrowa pracowników: od prowadzenia dokumentacji kadrowej, przez przygotowywanie umów, sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, rozliczanie umów np. cywilnoprawnych oraz naliczanie wynagrodzeń i list płac.

Specjalista zajmuje się również przepisami prawa pracy, ubezpieczeniami społecznymi, zaświadczeniami pracowniczymi i przygotowywaniem dokumentacji związanej z rozwiązaniem stosunku pracy.

Najważniejsza jest praktyka w dziale kadr, znajomość systemu kadrowo-płacowego, umiejętność samodzielnego naliczania list płac oraz obsługi dokumentów kadrowych. Cenione jest także doświadczenie w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, przyjmowaniu dokumentacji przychodzącej czy pracy z innymi działami firmy, zwłaszcza gdy procesy są rozproszone.

Wykształcenie z całą pewnością jest atutem – szczególnie u absolwentów studiów wyższych lub kandydatów po studiach podyplomowych z zakresu kadr, płac lub kształcenia specjalistycznego. W praktyce jednak o tym, czy ktoś poradzi sobie w zawodzie, zależy głównie od dobrej znajomości przepisów prawa pracy, umiejętności wprowadzania danych lub gotowości do prowadzenia dokumentacji kadrowej pracowników – a tego najczęściej uczy dopiero codzienna praca, nie sam program studiów.

Najczęściej już w ciągu pierwszych tygodni – gdy przejmie prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie raportów, rozliczanie czasu pracy oraz bieżącą aktualizację danych w systemie kadrowo-płacowym. W kolejnych miesiącach zaczyna odpowiadać za przygotowywanie list płac, sporządzanie deklaracji ZUS, PIT oraz rozliczanie wynagrodzeń, co dodatkowo porządkuje przepływ informacji i pozwala firmie szybciej reagować na zmiany. Taka spójna obsługa kadrowa znacząco obniża ryzyko błędów oraz realnie odciąża zarówno właściciela, jak i menedżerów.

Młodszy specjalista ds. kadr i płac najczęściej odpowiada za wprowadzanie danych, przygotowywanie dokumentów, obsługę elektronicznego nadawcy, samodzielne prowadzenie dokumentów kadrowych i rozliczanie umów cywilnoprawnych. Bardziej doświadczony specjalista lub specjalistka ds. kadr i płac przejmuje z kolei samodzielne naliczanie wynagrodzeń, weryfikację list płac, zarządzanie benefitami pracowniczymi, świadczeniami pracowniczymi oraz zadania wymagające szczegółowej wiedzy z prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.